Bewegend papieren archief: orde en vertrouwelijkheid
Een papieren archief is alleen nuttig als het na de overdracht beschikbaar blijft. Voorbereiding van de verhuizing betekent het onderhouden van de relatie tussen planken, dozen en bestanden, terwijl het beheer van informatie die buiten niet zichtbaar mag zijn, wordt geregeld.
Afzonderlijke herordening en overdracht
Bepaal vóór het inpakken welke documenten worden verplaatst en wie kan beslissen over mogelijke uitsluitingen. De dag van inzameling is niet het juiste moment om haastig te kiezen wat te bewaren. Beslissingen over opslag en mogelijke verwijdering vallen onder de verantwoordelijkheid van degenen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie.
Het werkt op een deel van het archief tegelijk, met een verwijzing naar de oorspronkelijke positie. Als een bestand tijdens de voorbereiding wordt geraadpleegd, registreert het de intrekking en terugkeer om te voorkomen dat het ten onrechte ontbreekt.
Creëer een match tussen planken en pakketten
Wijs een code toe aan elke groep en nummer deze opeenvolgend. In de interne lijst moet worden aangegeven waar deze naar de nieuwe locatie moet worden verplaatst. Vul de vakken niet in door verschillende schappen te mengen om de resterende ruimte te gebruiken.
Papier en mappen kunnen snel zwaar worden: kies geschikte containers en een hoeveelheid die kan worden verplaatst. De doos moet gesloten en herkenbaar zijn, zonder vervorming of geïmproviseerde versterkingen te forceren nadat het archief al uit de schappen is verwijderd.
Gebruik essentiële externe labels
Op de verpakkingen worden codes en bestemming vermeld, waarbij de gegevens van de bestanden in de lijst door het bedrijf worden gecontroleerd. Namen van klanten, bestanden of andere vertrouwelijke gegevens zijn niet nodig om de losruimte te identificeren.
Het gaat ermee akkoord wie toegang heeft tot de lijst en hoe containers worden beheerd tijdens het wachten. De organisatorische maatregelen moeten in overeenstemming zijn met de interne procedures en met de instructies van de verantwoordelijke personen, zonder ervan uit te gaan dat een eenvoudig generiek etiket de noodzaak van vertrouwelijkheid oplost.
Voorbereiding van de schappen van het nieuwe hoofdkantoor
Controleer vóór aankomst of de geplande voorzieningen beschikbaar zijn en geschikt zijn voor de te vervoeren lading. De verplaatsingsvolgorde moet worden vastgesteld op het plan van het archief. Als sommige planken moeten worden gemonteerd, voert u deze activiteit in voordat u de desbetreffende dozen opent.
Vermijd het bezetten van alle ruimte die nodig is om te werken met gesloten pakketten. Een duidelijk geïdentificeerde ontvangstruimte en accommodatieruimte helpen om de stroom leesbaar te houden zonder doorgangsbestanden op te stapelen.
Verifiëren van volledigheid en consulteerbaarheid
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.