Trasloco archivio cartaceo: ordine e riservatezza

Separare riordino e trasferimento

Prima dell’imballaggio stabilisci quali documenti si spostano e chi può decidere eventuali esclusioni. Il giorno del ritiro non è il momento adatto per scegliere frettolosamente cosa conservare. Le decisioni sulla conservazione e sull’eventuale eliminazione spettano ai responsabili incaricati dall’organizzazione.

Lavora su una porzione di archivio alla volta, mantenendo un riferimento alla posizione originaria. Se un fascicolo viene consultato durante la preparazione, registra il prelievo e il ritorno per non considerarlo erroneamente mancante.

Creare una corrispondenza fra scaffali e colli

Attribuisci un codice a ogni gruppo e numeralo in sequenza. L’elenco interno deve indicare dove ricollocarlo nella nuova sede. Non riempire scatole mescolando scaffali diversi soltanto per utilizzare lo spazio rimasto.

Carta e faldoni possono diventare pesanti rapidamente: scegli contenitori adeguati e una quantità movimentabile. La scatola deve essere chiusa e riconoscibile, senza deformarsi o costringere a rinforzi improvvisati dopo che l’archivio è già stato tolto dagli scaffali.

Usare etichette esterne essenziali

Sui colli indica codici e destinazione, lasciando i dettagli dei fascicoli nell’elenco controllato dall’azienda. Nomi di clienti, pratiche o altri dati riservati non sono necessari per individuare la stanza di scarico.

Concorda chi può accedere all’elenco e come vengono gestiti i contenitori durante l’attesa. Le misure organizzative devono essere coerenti con le procedure interne e con le indicazioni dei responsabili competenti, senza presumere che una semplice etichetta generica risolva ogni esigenza di riservatezza.

Preparare gli scaffali della nuova sede

Prima dell’arrivo verifica che le strutture previste siano disponibili e adatte al carico da sistemare. La sequenza di ricollocazione va definita sulla pianta dell’archivio. Se alcuni scaffali devono essere montati, inserisci questa attività prima dell’apertura delle scatole interessate.

Evita di occupare con colli chiusi tutto lo spazio necessario a lavorare. Una zona di ricezione e una di sistemazione, chiaramente individuate, aiutano a mantenere leggibile il flusso senza accumulare fascicoli sui passaggi.

Verificare completezza e consultabilità

Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.