Lasciare un coworking: distinguere i beni da trasferire
Quando un gruppo di lavoro lascia un coworking, non tutto ciò che utilizza appartiene all’azienda. Prima di organizzare il trasloco occorre distinguere arredi inclusi nello spazio, attrezzature proprie e oggetti personali, evitando di movimentare beni dalla destinazione incerta.
Verificare proprietà e accordi dello spazio
Confronta l’elenco aziendale con le indicazioni del gestore e con gli accordi applicabili. Identifica chiaramente scrivanie, sedute e dotazioni che devono rimanere. La presenza di un oggetto sulla postazione non è sufficiente per stabilire a chi appartenga.
Eventuali dubbi devono essere risolti dai referenti prima dell’imballaggio. La squadra di trasloco non può decidere quali beni siano inclusi nel contratto del coworking. Prepara una lista autorizzata di ciò che può essere ritirato.
Separare gli oggetti personali dei collaboratori
Stabilisci una scadenza per ritirare o confezionare gli effetti personali, secondo la procedura interna dell’azienda. Un contenitore non identificato sotto una scrivania può essere facilmente confuso con materiale comune.
Se i colli personali viaggiano nel carico aziendale, assegna un codice e una destinazione. Evita di inserire informazioni sensibili sulle etichette esterne. La riconsegna deve poter essere organizzata attraverso l’elenco interno senza distribuire dati personali a chi non ne ha necessità.
Concordare l’uso degli spazi condivisi
Verifica ingresso per il ritiro, ascensore e zona in cui raggruppare temporaneamente i colli. Le altre persone presenti nel coworking potrebbero continuare a lavorare: i percorsi e gli spazi di attesa devono essere concordati con il gestore.
Non utilizzare automaticamente sale riunioni o corridoi come deposito del carico. Se il materiale viene preparato in anticipo, indica dove rimane e chi ne controlla l’accesso. Un accordo chiaro evita spostamenti ripetuti prima ancora dell’arrivo del mezzo.
Preparare ciò che serve nella nuova sede
Se la nuova destinazione non fornisce arredi, verifica quali mobili debbano essere acquistati o consegnati da altri fornitori. Il trasloco delle sole attrezzature non rende automaticamente utilizzabile il nuovo ufficio.
Coordina la consegna con la disponibilità delle postazioni. I dispositivi devono essere preparati e riattivati dai referenti tecnici incaricati. Una distinta dei piccoli accessori aiuta a non perdere alimentatori, supporti e componenti che nella sede condivisa erano distribuiti fra più persone.
Richiedere il trasporto sul carico autorizzato
Per DUDA prepara inventario definitivo, quantità dei colli, accessi e contatti delle due sedi. Segnala che la partenza avviene da uno spazio condiviso e indica le regole operative già concordate. Il servizio potrà essere organizzato sui beni effettivamente da trasferire, lasciando al gestore e all’azienda la verifica dei rispettivi accordi e senza creare equivoci tra dotazioni utilizzate e proprietà da spostare.