Papierarchiv umziehen: Ordnung und Vertraulichkeit
Ein Papierarchiv ist nur dann sinnvoll, wenn es nach dem Transfer zur Verfügung steht. Die Vorbereitung des Umzug bedeutet, die Beziehung zwischen Regalen, Boxen und Dateien zu halten, während die Verwaltung von Informationen, die außerhalb nicht sichtbar sein sollten, zu organisieren.
Separates Reorden und Transfer
Vor dem Verpackung stellen Sie fest, welche Dokumente Umzug und welche Ausschlüsse entscheiden können. Der Tag des Rückzugs ist nicht der richtige Zeitpunkt, um zu entscheiden, was zu speichern. Die Entscheidungen über die Erhaltung und mögliche Beseitigung sind die Verantwortung der Organisation.
Funktioniert auf einem Teil des Archivs zu einer Zeit, einen Verweis auf den ursprünglichen Standort zu halten. Wenn eine Datei während der Vorbereitung konsultiert wird, registrieren Sie den Rücktritt und zurück, um sie nicht falsch als vermisst zu betrachten.
Erstellen Sie ein Spiel zwischen Regalen und Nacken
Geben Sie einen Code zu jeder Gruppe ein und nummerieren Sie ihn in der Reihenfolge. Die interne Liste muss angeben, wo sie im neuen Hauptquartier verlegt werden soll. Füllen Sie nicht Boxen durch Mischen von verschiedenen Regalen nur, um den verbleibenden Raum zu verwenden.
Papier und Bonetten können schnell schwer werden: geeignete Behälter und eine bewegliche Menge wählen. Die Box muss geschlossen und erkennbar sein, ohne improvisierte Verstärkungen zu deformieren oder zu zwingen, nachdem das Archiv bereits aus den Regalen entfernt wurde.
Verwenden Sie wichtige externe Etiketten
Auf den Paketen gibt es Codes und Ziel an, so dass die Details der Dateien in der kontrollierten Liste des Unternehmens. Kundennamen, Praktiken oder andere vertrauliche Daten sind nicht erforderlich, um den Auspuffraum zu lokalisieren.
Gut, wer auf die Liste zugreifen kann und wie die Behälter während des Wartens bearbeitet werden. Organisationsmaßnahmen müssen mit den internen Verfahren und den Hinweisen der zuständigen Manager übereinstimmen, ohne dass ein einfaches generisches Etikett jegliche Vertraulichkeitsbedürfnis löst.
Bereiten Sie die Regale des neuen Hauses
Überprüfen Sie vor der Ankunft, ob die geplanten Strukturen zur Verfügung stehen und für die zu arrangierende Last geeignet sind. Die Verlagerungssequenz sollte in der Anlage des Archivs definiert werden. Wenn einige Regale montiert werden müssen, geben Sie diese Aufgabe ein, bevor Sie die betreffenden Boxen öffnen.
Vermeiden Sie das Besetzen mit geschlossenen Halsen alle Raum notwendig zu arbeiten. Ein Bereich der Rezeption und Unterkunft, klar identifiziert, helfen, den lesbaren Fluss zu halten, ohne Dateien auf Passagen anzusammeln.
Vollständigkeit und Beratung überprüfen
Die endgültige Kontrolle muss die Anzahl der Pakete, Position und Gruppen vergleichen. Für eine Datei, die während des Transfers gesucht wird, müssen Sie wissen, in welcher Box sich befindet und ob diese Box geliefert wurde. Der DUDA erfordert Mengen-, Zugriffs-, Regal- und Konsultationsprioritäten. Der logistische Service kann um diese Bedürfnisse organisiert werden, wobei das Unternehmen die Verwaltung der Inhalte und die Berechtigungen des Zugriffs berücksichtigt.