Déménagement d’archives papier : ordre et confidentialité

Réorganisation et transfert séparés

Avant que l’emballage n'établisse quels documents déménagement et qui peut décider de toute exclusion. Le jour de la retraite n'est pas le bon moment pour choisir frénétiquement ce qu'il faut stocker. Les décisions relatives à la conservation et à l'élimination éventuelle sont de la responsabilité de l'organisation.

Fonctionne sur une partie des archives à la fois, en conservant une référence à l'emplacement original. Si un dossier est consulté pendant la préparation, inscrivez le retrait et le retour pour ne pas le considérer comme manquant.

Créer une correspondance entre les étagères et les cous

Saisissez un code pour chaque groupe et numérotez-le en séquence. La liste interne doit indiquer où l'installer dans le nouveau quartier général. Ne pas remplir les boîtes en mélangeant différentes étagères seulement pour utiliser l'espace restant.

Le papier et les capots peuvent devenir lourds rapidement : choisissez des contenants appropriés et une quantité mobile. La boîte doit être fermée et reconnaissable, sans déformer ni forcer les renforts improvisés après que les archives aient déjà été retirées des étagères.

Utiliser des étiquettes extérieures essentielles

Sur les paquets, il indique les codes et la destination, laissant les détails des fichiers dans la liste contrôlée de l'entreprise. Les noms de clients, les pratiques ou d'autres données confidentielles ne sont pas requis pour localiser la salle d'échappement.

Convenir qui peut accéder à la liste et comment les conteneurs sont manipulés en attendant. Les mesures organisationnelles doivent être conformes aux procédures internes et aux indications des gestionnaires compétents, sans supposer qu'une simple étiquette générique résout tout besoin de confidentialité.

Préparez les étagères de la nouvelle maison

Avant l'arrivée, vérifiez que les structures prévues sont disponibles et adaptées à la charge à organiser. La séquence de relocalisation doit être définie sur l'installation de l'archive. Si certaines étagères doivent être montées, entrez cette tâche avant d'ouvrir les boîtes concernées.

Évitez d'occuper avec les cous fermés tout l'espace nécessaire pour travailler. Un espace de réception et d'hébergement, clairement identifié, aide à maintenir un flux lisible sans accumuler de fichiers sur les passages.

Vérifier l'exhaustivité et la consultation

Le contrôle final doit comparer le nombre de paquets, la position et les groupes. Pour un fichier recherché pendant le transfert, vous devez savoir dans quelle case se trouve et si cette case a été livrée. Le DUDA nécessite des priorités en matière de quantité, d'accès, de rayonnage et de consultation. Le service logistique peut être organisé autour de ces besoins, en gardant à l'esprit l'entreprise la gestion du contenu et les autorisations d'accès.