Μετακίνηση αρχείου χαρτιού: τάξη και εμπιστευτικότητα

Ξεχωριστή αναδιάταξη και μεταφορά

Πριν από τη συσκευασία, καθορίστε ποια έγγραφα μετακινούνται και ποιος μπορεί να αποφασίσει για πιθανές εξαιρέσεις. Η ημέρα συλλογής δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να επιλέξετε βιαστικά τι να κρατήσετε. Οι αποφάσεις σχετικά με την αποθήκευση και την πιθανή απομάκρυνση είναι ευθύνη των υπευθύνων του οργανισμού.

Λειτουργεί σε ένα τμήμα του αρχείου κάθε φορά, διατηρώντας μια αναφορά στην αρχική θέση.Εάν συμβουλευτεί ένα αρχείο κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας, καταγράφει την απόσυρση και την επιστροφή, ώστε να μην θεωρηθεί ότι λείπει εσφαλμένα.

Δημιουργήστε μια αντιστοιχία μεταξύ των ραφιών και των πακέτων

Αντιστοιχίστε έναν κωδικό σε κάθε ομάδα και αριθμήστε τον διαδοχικά.Η εσωτερική λίστα πρέπει να υποδεικνύει πού να τον μετακινήσετε στη νέα θέση.Μην γεμίζετε κουτιά αναμειγνύοντας διαφορετικά ράφια μόνο για να χρησιμοποιήσετε τον υπόλοιπο χώρο.

Το χαρτί και οι φάκελοι μπορούν γρήγορα να γίνουν βαριά: επιλέξτε κατάλληλα δοχεία και μια ποσότητα που μπορεί να μετακινηθεί.Το κουτί πρέπει να είναι κλειστό και αναγνωρίσιμο, χωρίς να παραμορφώνονται ή να αναγκάζονται αυτοσχέδιες ενισχύσεις αφού το αρχείο έχει ήδη αφαιρεθεί από τα ράφια.

Χρήση βασικών εξωτερικών ετικετών

Στα πακέτα υποδεικνύει κωδικούς και προορισμό, αφήνοντας τα στοιχεία των αρχείων στη λίστα ελεγμένα από την εταιρεία.Τα ονόματα των πελατών, τα αρχεία ή άλλα εμπιστευτικά δεδομένα δεν είναι απαραίτητα για την αναγνώριση του χώρου εκφόρτωσης.

Συμφωνεί ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στον κατάλογο και πώς γίνεται η διαχείριση των εμπορευματοκιβωτίων κατά την αναμονή.Τα οργανωτικά μέτρα πρέπει να συνάδουν με τις εσωτερικές διαδικασίες και με τις οδηγίες των αρμόδιων προσώπων, χωρίς να τεκμαίρεται ότι μια απλή γενική ετικέτα επιλύει οποιαδήποτε ανάγκη εμπιστευτικότητας.

Προετοιμασία των ραφιών της νέας έδρας

Πριν από την άφιξη, βεβαιωθείτε ότι οι προγραμματισμένες εγκαταστάσεις είναι διαθέσιμες και κατάλληλες για την υποδοχή του φορτίου. Η ακολουθία μετεγκατάστασης πρέπει να καθορίζεται στο σχέδιο του αρχείου. Εάν πρέπει να τοποθετηθούν ορισμένα ράφια, εισαγάγετε αυτή τη δραστηριότητα πριν ανοίξετε τα σχετικά κουτιά.

Αποφύγετε να καταλαμβάνετε με κλειστά πακέτα όλο τον χώρο που χρειάζεται για να εργαστείτε.Ένας σαφώς προσδιορισμένος χώρος υποδοχής και χώρος διαμονής βοηθούν να διατηρείται η ροή ευανάγνωστη χωρίς να συσσωρεύονται αρχεία διέλευσης.

Επαλήθευση της πληρότητας και της δυνατότητας διαβούλευσης

Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.