Μετακόμιση γραφείων στο Μιλάνο

Il trasloco di un ufficio a Milano coinvolge arredi, postazioni, documenti e persone che devono riprendere il lavoro nella nuova sede. DUDA Traslochi organizza le attività concordate di preparazione, smontaggio, carico, trasporto e rimontaggio considerando gli accessi e le priorità dell’azienda. La pianificazione parte da una domanda concreta: che cosa deve essere trasferito e in quale sequenza deve arrivare? Definire reparti, ambienti e responsabilità permette di preparare il lavoro con chiarezza, coordinando il trasferimento fisico con le attività che restano a carico del cliente o di altri professionisti.

Καθορίστε την περίμετρο της μεταφοράς

Ένα γραφείο μπορεί να περιλαμβάνει γραφεία, καθίσματα, ντουλάπια, ράφια, αίθουσες συνεδριάσεων, αρχεία και αίθουσες εξυπηρέτησης. Η πρώτη αξιολόγηση πρέπει να διακρίνει τα περιουσιακά στοιχεία που πρόκειται να μεταφερθούν από εκείνα που θα παραμείνουν στις παλιές εγκαταστάσεις. Είναι χρήσιμο να αναφερθεί πόσοι σταθμοί εργασίας επηρεάζονται και ποια περιβάλλοντα περιέχουν συγκεκριμένα υλικά. Μικρές εσωτερικές αποθήκες, χώροι υποδοχής και έπιπλα στους κοινόχρηστους χώρους πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στον κατάλογο, εάν αποτελούν μέρος της ανάθεσης. Η καταμέτρηση μόνο των γραφείων δεν περιγράφει απαραίτητα την εργασία.

Ορίστε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας που γνωρίζει την επιχειρηματική οργάνωση και μπορεί να συλλέγει ενδείξεις από διαφορετικά τμήματα.Αυτός ο ρόλος βοηθά στην αποφυγή αλληλεπικαλυπτόμενων αιτημάτων ή αντικρουόμενων πληροφοριών.Ο υπεύθυνος επικοινωνίας μπορεί να μοιράζεται τον κατάλογο των περιουσιακών στοιχείων, να αναφέρει προτεραιότητες και να επιβεβαιώνει προορισμούς στη νέα τοποθεσία.Οι αποφάσεις σχετικά με το τι πρέπει να αποθηκεύσετε, να αντικαταστήσετε ή να διαχειριστείτε ξεχωριστά θα πρέπει να λαμβάνονται πριν από τη φόρτωση, ώστε η ομάδα να εργάζεται με ενημερωμένες και κατανοητές οδηγίες.

Σχεδιάστε τις φάσεις και τη συνέχεια των εργασιών

Η προετοιμασία πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις λειτουργικές ανάγκες της εταιρείας.Ορισμένα υλικά μπορεί να είναι έτοιμα εκ των προτέρων, ενώ άλλα χρησιμοποιούνται μέχρι την τελευταία ημέρα.Η διάκριση αυτών των κατηγοριών βοηθά στην αξιολόγηση της ακολουθίας της μεταφοράς.Εάν θέλετε να χωρίσετε το έργο σε διάφορα στάδια, θα πρέπει να συζητηθεί κατά τη διάρκεια της προσφοράς, τον έλεγχο του χρόνου, της ποσότητας και της προσβασιμότητας.Ένας προγραμματισμός τμήματος μπορεί να είναι χρήσιμος σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά πρέπει να είναι συμβατός με την υπηρεσία που συμφωνήθηκε πραγματικά.

Αναφέρετε τυχόν επιθυμητές προθεσμίες, περιόδους κλεισίματος ή χρονοθυρίδες χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η διαθεσιμότητά τους αυτόματα. Το πρόγραμμα πρέπει να επιβεβαιώνεται μαζί με τους απαραίτητους πόρους και τις συνθήκες των δύο τοποθεσιών. Δεν είναι ρεαλιστικό να υποσχεθεί κανείς με γενικό τρόπο την απουσία διακοπής: η φυσική μεταφορά πρέπει να συντονίζεται με το δίκτυο, τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, τις προσβάσεις και άλλες οργανωτικές δραστηριότητες. Η αποσαφήνιση αυτών των βημάτων καθιστά δυνατή την αξιολόγηση ενός χρονοδιαγράμματος που συνάδει με τις προτεραιότητες της εταιρείας.

Επιθεώρηση, ανελκυστήρες και οδοί πρόσβασης

Στα κτίρια γραφείων μπορεί να υπάρχουν ανελκυστήρες, είσοδοι υπηρεσίας, διαδικασίες πρόσβασης και χώροι φόρτωσης διαφορετικοί από αυτούς που είναι ανοιχτοί στο κοινό.Κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας, θα πρέπει να γνωρίζετε ποιες διαδρομές μπορούν να χρησιμοποιηθούν και υπό ποιες συνθήκες.Ενημερώστε μας για τις ενδείξεις του διαχειριστή του ακινήτου, τις απαραίτητες επαφές και την πιθανή παρουσία άλλων επεμβάσεων.Η απόσταση μεταξύ του σημείου στάσης και των χώρων επηρεάζει επίσης την κίνηση και τον απαιτούμενο χρόνο.

Οι ίδιες πληροφορίες απαιτούνται για τον τόπο προορισμού.Ένα κτίριο με μεγάλα γραφεία μπορεί να έχει πόρτες ή ανελκυστήρες που περιορίζουν τη διέλευση ορισμένων επίπλων.Για τραπέζια συνεδριάσεων, ψηλά ντουλάπια και ράφια, είναι χρήσιμο να ελέγξετε τις διαστάσεις και τη δυνατότητα αποσυναρμολόγησης.Εάν αξιολογηθεί μια σκάλα ανύψωσης, η χρήση πρέπει να ελεγχθεί σύμφωνα με τους εξωτερικούς χώρους και τα ανοίγματα.Το δάπεδο του γραφείου από μόνο του δεν αρκεί για την επιλογή της λειτουργίας πρόσβασης.

Ετικέτα Τοποθεσίες προορισμού και περιβάλλοντα

Ένα απλό σύστημα ετικετών μπορεί να μειώσει τη σύγχυση κατά την άφιξη.Μπορείτε να συσχετίσετε κάθε τοποθεσία με έναν κωδικό και να υποδείξετε το δωμάτιο ή την περιοχή στην οποία πρόκειται να μετεγκατασταθεί.Ο ίδιος κωδικός μπορεί να συνοδεύει τα σχετικά πακέτα, αποφεύγοντας να βασίζεστε μόνο στο όνομα του ατόμου που τα χρησιμοποιεί.Ένα σχέδιο της νέας τοποθεσίας, που κοινοποιείται στον υπεύθυνο επικοινωνίας, βοηθά στη διάκριση των περιβαλλόντων και στη διανομή των αγαθών σύμφωνα με τις συμφωνηθείσες ενδείξεις.

Οι ετικέτες θα πρέπει να περιέχουν μόνο πληροφορίες που είναι χρήσιμες για τον χειρισμό. Για εμπιστευτικά έγγραφα ή εσωτερικό υλικό, χρησιμοποιήστε αναγνωριστικά που δεν εκθέτουν άσκοπα το περιεχόμενο στο εξωτερικό. Πρέπει πρώτα να καθοριστεί η επιλογή και η διαχείριση του τι πρέπει να παραμείνει υπό τον έλεγχο της εταιρείας. Η μετακόμιση δεν απαιτεί τη γνωστοποίηση λεπτομερειών των εγγράφων: απαιτεί να γνωρίζετε ποια πακέτα πρέπει να μεταφέρετε, πού να τα παραδώσετε και ποιες οδηγίες λειτουργίας πρέπει να τα συνοδεύουν.

Αρχεία, συνδετικά και τεκμηρίωση

Ένα αρχείο μπορεί να καταλαμβάνει μικρό οπτικό χώρο αλλά να περιέχει πολλές συσκευασίες και να έχει σημαντικό βάρος.Πριν μετακινηθείτε, συνιστάται να εκτιμήσετε την ποσότητα των συλλεκτών και να αποφασίσετε για ένα κριτήριο συσκευασίας.Η διατήρηση της σειράς των ραφιών αναγνωρίσιμων βοηθά στην ανοικοδόμηση του στη νέα θέση.Τα κουτιά δεν πρέπει να γίνουν υπερβολικά βαριά ή να χάσουν το σχήμα τους: επαρκή δοχεία και αιτιολογημένη κατανομή του υλικού διευκολύνουν τις εργασίες και την επακόλουθη διάταξη.

Η εταιρεία πρέπει να προσδιορίζει τα απαραίτητα έγγραφα κατά τη μεταφορά και να τα διατηρεί διαθέσιμα. Τυχόν επιλογές, διαγραφές ή αναδιατάξεις του αρχείου θα πρέπει να οργανώνονται χωριστά, χωρίς να συγχέονται με την υπηρεσία μεταφοράς. Εάν ζητήσετε υποστήριξη συσκευασίας, διευκρινίστε ποια υλικά περιλαμβάνονται και ποια θα έχουν ήδη προετοιμαστεί. Οι συμφωνίες μπορούν επομένως να περιγράφουν τις απαιτούμενες δραστηριότητες χωρίς να δίνουν τις αποφάσεις της ομάδας σχετικά με την εσωτερική διαχείριση των εγγράφων.

Έπιπλα και εξοπλισμός: ξεχωριστές εργασίες

Τα γραφεία, τα τραπέζια, τα ντουλάπια και οι βιβλιοθήκες αξιολογούνται λαμβάνοντας υπόψη τη δομή, τις διαστάσεις και τις προσβάσεις τους. Η επανασυναρμολόγηση στους νέους χώρους πρέπει να ακολουθεί τη συμφωνηθείσα διάταξη και τις δυνατότητες της επίπλωσης. Εάν υπάρχουν επί παραγγελία έπιπλα ή ενσωματωμένα εξαρτήματα, να τα αναφέρετε κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Αλλαγές, προσαρμογές και διαδικασίες εκτός από αυτές που προβλέπονται πρέπει να συζητηθούν ξεχωριστά. Ένα τελικό σχέδιο αποφεύγει την τοποθέτηση σταθμού εργασίας σε σημείο που θα τροποποιηθεί σύντομα στη συνέχεια.

Οι υπολογιστές, οι οθόνες και ο λοιπός εξοπλισμός απαιτούν ειδική καθοδήγηση σχετικά με την προετοιμασία.Η αποσύνδεση, τα αντίγραφα δεδομένων, η διαμόρφωση δικτύου και η επανενεργοποίηση του συστήματος πρέπει να συντονίζονται από τον πελάτη με τους τεχνικούς του, εκτός εάν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά για σχετικές δραστηριότητες.Η μεταφορά συσκευών δεν ισοδυναμεί με τη διαχείριση πληροφορικής του γραφείου.Η κατανομή των καθηκόντων καθιστά δυνατή την πρόβλεψη του πότε ο εξοπλισμός θα είναι έτοιμος και πότε οι επαγγελματίες θα μπορούν να παρεμβαίνουν στη νέα τοποθεσία.

Παράδοση και αποκατάσταση εργασιακών περιβαλλόντων

Κατά την άφιξη, πρέπει να παραμείνουν διαθέσιμοι οι απαραίτητοι χώροι εκφόρτωσης και συναρμολόγησης.Τα πακέτα μπορούν να διανεμηθούν σύμφωνα με κωδικούς και δωμάτια, αποφεύγοντας την άμεση κατάληψη κάθε βήματος.Ο υπεύθυνος επικοινωνίας της εταιρείας θα πρέπει να είναι σε θέση να επιβεβαιώσει τους προορισμούς και να διευκρινίσει τυχόν αμφιβολίες.Εάν άλλοι προμηθευτές εργάζονται στο ίδιο κτίριο, είναι χρήσιμο να συντονιστούν οι κοινόχρηστοι χώροι πριν από την παρέμβαση.Μια κατανοητή ακολουθία βοηθά όλους να αναγνωρίσουν την εργασία τους και τις δραστηριότητες που πρέπει ακόμη να εκτελεστούν.

Στο τέλος, μπορούμε να κάνουμε απολογισμό των συμφωνημένων εργασιών, των παραδιδόμενων επίπλων και τυχόν πτυχών που πρέπει να αποσαφηνιστούν.Η διάταξη των αναλωσίμων και η αποσυσκευασία πρέπει να καθοριστούν ρητά, καθώς και η πιθανή διαχείριση των κενών συσκευασιών.Η εταιρεία μπορεί στη συνέχεια να ολοκληρώσει την επανενεργοποίηση των σταθμών εργασίας με τα δικά της πρόσωπα επαφής.Η φυσική μεταφορά και η πλήρης λειτουργία είναι συνδεδεμένες φάσεις, οι οποίες απαιτούν κοινή πληροφόρηση και αναγνωρίσιμες ευθύνες.

Μια σύντομη λίστα ελέγχου που κοινοποιείται στον υπεύθυνο επικοινωνίας μπορεί να διακρίνει τα περιβάλλοντα που έχουν ολοκληρωθεί από αυτά που δεν έχουν ακόμη επαληθευτεί.Ο άμεσος σχολιασμός ενός προορισμού που πρέπει να διορθωθεί ή μιας δραστηριότητας που έχει παραμείνει ανοιχτή βοηθά να μην βασίζεται αποκλειστικά στη μνήμη των ανθρώπων που είναι παρόντες κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης ημέρας.

Ζητήστε προσφορά για τη μετακίνηση γραφείου

Για να προετοιμάσετε μια αξιολόγηση, χρειάζεστε διευθύνσεις, σχέδια, προσβάσεις, ενδεικτικό αριθμό σταθμών εργασίας και ποσότητα επίπλων.Προσθέστε αρχεία, βοηθητικά δωμάτια και εξοπλισμό που θα μεταφερθούν, προσδιορίζοντας ποιος θα αναλάβει τη φροντίδα της προετοιμασίας.Το κόστος εξαρτάται από τις απαιτούμενες δραστηριότητες, τους όγκους, τις συνθήκες των κτιρίων και τον συμφωνημένο οργανισμό.Οι φωτογραφίες και τα σχέδια μπορούν να βοηθήσουν στην πρώτη σύγκριση, ενώ μια επιθεώρηση σας επιτρέπει να εμβαθύνετε τις πτυχές που απαιτούν επιτόπια επαλήθευση.

DUDA Traslochi αξιολογήστε τη μετεγκατάσταση των γραφείων στο Μιλάνο με προσοχή στη σαφήνεια των συμφωνιών και στην ακολουθία εργασιών.Πείτε μας για την επιθυμητή περίοδο, τις προτεραιότητες της εταιρείας και τι πρέπει να είναι έτοιμο για άφιξη.Από αυτές τις πληροφορίες μπορούμε να δημιουργήσουμε μια πρόταση για συμφωνημένη αποσυναρμολόγηση, χειρισμό, μεταφορά και επανασυναρμολόγηση.Προετοιμάζοντας καλά την αλλαγή σημαίνει να δώσουμε έναν σαφή προορισμό στα αγαθά και ένα πρόγραμμα κατανοητό στους ανθρώπους που πρέπει να οργανώσουν την επανεκκίνηση.