Flytta efter avdelning: dela upp kontoret i faser
Att flytta ett kontor efter avdelning kan hjälpa till att fördela uppgifter, men det kräver förståelse för vilka grupper som är beroende av samma utrymmen eller verktyg. En uppdelning som endast baseras på organisationsschemat kan lämna en avdelning utan vad den behöver arbeta.
Identifiera beroenden mellan grupper
Lista delade verktyg: arkiv, mötesrum, skrivare, reception eller gemensam utrustning. Fråga kontaktpersoner när varje objekt kan flyttas. En till synes fristående avdelning kan använda en tillgång som formellt tillhör ett annat kontor varje dag.
Bygg sedan faserna på de operativa behoven, inte bara på rumsnumren. Planen måste klargöra vad som finns kvar på avgångsplatsen medan några av personerna redan befinner sig på den nya platsen.
Definiera en identifierbar belastning för varje steg
Utarbeta separata förteckningar, kopplade till en allmän förteckning. Varje paket måste ange etapp och destination. När ett delat objekt tilldelas en resa uppdateras alla relevanta avdelningar.
Undvik att lägga till lådor från nästa avdelning i sista minuten eftersom det verkar finnas plats på fordonet. Valet kan ändra kontrollen av leveransen och förutse varor som ännu inte har en färdig position i de nya lokalerna.
Kontrollera att destinationen är användbar
För varje fas bekräftas tillgängligheten av rum, nödvändig inredning och tillträdesvillkor. Ett rum som just har utrymts kanske inte är redo att ta emot en hel avdelning. Kontaktpersonen måste kontrollera den faktiska statusen, inte bara förlita sig på det datum som anges i kalendern.
Om faserna delar korridorer eller hissar, undvik oförenliga överlappningar. Personer som redan är verksamma måste känna till de rutter som påverkas av rörelsen, så att överföringen inte hanteras genom kontinuerliga improviserade avbrott.
Organisera aktiviteter mellan två överföringar
Bestäm hur undantag i första steget samlas in och när de kan lösas. En möbel som ska flyttas får inte försvinna från listan när uppmärksamheten flyttas till nästa avdelning. Använd koder och chefer för att hålla förfrågningar spårbara.
Tomma förpackningar och möbler som tillfälligt finns kvar i de gamla lokalerna måste också ha en destination. Använd inte de lediga utrymmena som ett allmänt lager utan att uppdatera arbetsplanen.
Jämför kostnaden för hela projektet
Più fasi possono richiedere accessi e preparazioni ripetuti. Il preventivo deve descrivere ciascun passaggio e le condizioni che lo rendono possibile. Per DUDA prepara numero dei reparti, inventari, indirizzi e vincoli di continuità. Una proposta completa consente di valutare i benefici organizzativi della suddivisione, senza presumere che molti piccoli trasferimenti equivalgano automaticamente a un unico carico svolto in una sola occasione.