Déménagement par service : transférer les bureaux en plusieurs phases
Déplacement d'un bureau de département peut aider à distribuer les tâches, mais vous exige de comprendre quels groupes dépendent des mêmes espaces ou outils. Une division basée uniquement sur l'organisation pourrait quitter un ministère sans ce qu'il a besoin de travailler.
Localiser les dépendances entre les groupes
Énumérez les outils partagés : archives, salle de réunion, imprimantes, réception ou équipement commun. Demandez aux référents quand chaque élément peut être déplacé. Un département apparemment autonome pourrait utiliser chaque jour un bien qui appartient officiellement à un autre bureau.
Construisez ensuite les étapes sur les besoins opérationnels, pas seulement sur les numéros de chambre. Le plan doit préciser ce qui reste disponible au départ alors qu'une partie de la population se trouve déjà au nouveau siège.
Définir une charge identifiable pour chaque phase
Préparer des inventaires distincts, liés à une liste générale. Chaque cou doit indiquer la phase et la destination. Lorsqu'un élément partagé est affecté à un voyage, il met à jour tous les départements concernés.
Évitez d'ajouter des boîtes du prochain département au dernier moment parce qu'il semble y avoir de la place au milieu. Le choix peut modifier le contrôle de la livraison et anticiper les marchandises qui n'ont pas encore une position prête dans la nouvelle maison.
Assurez-vous que la destination est utilisable
Pour chaque phase confirme la disponibilité des environnements, des équipements nécessaires et des conditions d'accès. Une pièce qui vient de sortir du travail peut ne pas être prête à recevoir un département entier. L'arbitre doit vérifier l'état réel, et non se fier uniquement à la date prévue dans le calendrier.
Si les phases se partagent des couloirs ou des ascenseurs, évitez les chevauchements incompatibles. Les personnes qui opèrent déjà doivent connaître les chemins touchés par la manipulation, de sorte que le transfert ne soit pas géré par des interruptions improvisées continues.
Organisation d'activités entre deux transferts
Déterminer comment les exceptions de la première étape sont recueillies et quand elles peuvent être résolues. Un mobilier à repositionner ne devrait pas disparaître de la liste pendant que l'attention passe au service suivant. Utilisez les codes et les gestionnaires pour suivre vos demandes.
Même les matériaux et les meubles emballage vides qui restent temporairement dans l'ancienne maison doivent avoir une destination. Ne pas utiliser les espaces libérés en tant que magasin générique sans mettre à jour l'usine de travail.
Comparer le coût de l'ensemble du projet
Plusieurs étapes peuvent nécessiter un accès et des préparatifs répétés. La devis doit décrire chaque étape et les conditions qui la rendent possible. Pour DUDA prépare le nombre de départements, les inventaires, les adresses et les contraintes de continuité. Une proposition complète permet d'évaluer les avantages organisationnels de la subdivision, sans supposer que de nombreux petits transferts équivalent automatiquement à une seule charge effectuée à une occasion.