Flytta kontor i Milano: välj kontaktperson och roller

Utse en samordnande person

Företagskontaktpersonen samlar in information och överför den till företaget i en enda form. Den behöver inte nödvändigtvis utföra varje uppgift, men den måste veta vem som kan besluta genom inventering, tillgång och slutlig disposition. Den identifierar också en ersättare för de stunder då den inte kommer att kunna nås.

En informell begäran om att flytta ett skrivbord bör inte ändra planen utan att samordnaren känner till effekten på lasten och destinationen.

Tilldela en chef till varje förberedelse

För varje avdelning anges vem som kontrollerar tömda skåp, insamlade personliga tillhörigheter och märkta förpackningar. Chefen måste kontrollera att arbetet är slutfört, inte bara vidarebefordra ett meddelande. Ange en tidsfrist före insamlingsdagen.

När en aktivitet fortfarande är ofullständig, registrera den i en lista över undantag. Laget kommer därmed att kunna skilja ett paket som ska transporteras från en behållare som ännu inte är klar. Informationen måste vara synlig för kontaktpersonen, inte anförtrodd en enskild anställds minne.

Separata logistiska och tekniska beslut

Den person som ansvarar för flytten kan samordna möten och prioriteringar, medan frånkoppling av utrustning, datahantering och it-renovering måste tilldelas de ansvariga teknikerna. Samma princip gäller för anläggningar och utrustning som kräver särskild kompetens.

Ange vem som levererar varje vara som är klar för transport och vem som tar hand om den vid ankomsten. Denna uppdelning förhindrar att en teknisk verksamhet anses ingå endast på grund av att den berörda varan finns med i inventariet.

Definiera hur ändringar ska godkännas

Ytterligare förfrågningar kan uppstå under arbetet: en möbel som ska lämnas, en station som ska bytas, en andra adress. Han håller med om vem som kan bedöma dem och hur de ska bekräftas. Kontaktpersonen måste känna till eventuella konsekvenser innan en ändring görs.

En skriftlig sammanfattning med datum och ansvar är tydligare än en kedja av motstridiga meddelanden. Om ändringen påverkar andra avdelningar uppdateras också planen och listorna som används av mottagaren.

Förbered en slutlig kontaktpunkt

Alla consegna il referente verifica l’avanzamento rispetto al piano, raccoglie le osservazioni e distingue le attività completate da quelle ancora da eseguire. Non serve convocare tutti i responsabili per ogni collo: occorre che la persona giusta sia disponibile quando serve. Per il preventivo DUDA comunica il coordinatore, la dimensione dell’ufficio e le priorità operative. Un’organizzazione leggibile permette di preparare il servizio senza affidare decisioni importanti a indicazioni raccolte casualmente durante lo scarico.