Flytta kontor på helgerna: kontrollera åtkomster
Att välja helg för kontorsflytten kan minska överlappningen med vissa affärsverksamheter. Det innebär dock inte att byggnader, leverantörer och utrymmen automatiskt är tillgängliga. Programmet måste bygga på de faktiska öppningsförhållandena på de två platserna.
Kontrollera vem som öppnar och vem som stannar
Kontrollera vem som äger nycklarna och vem som kan hantera larm, grindar och sekundära ingångar. En person som är närvarande i början kanske inte är tillgänglig under hela arbetet. Ge tydlig täckning tills fastigheten är stängd.
Om kontoret ligger i en gemensam byggnad, överenskomma om användningen av de gemensamma utrymmena med den relevanta kontaktpersonen. Anta inte att förfarandena för arbetsdagar gäller även när concierge eller teknisk förvaltning inte är närvarande.
Kontrollera de faciliteter som behövs för flytten
Hissar, lyftanordningar och belysning av arbetsutrymmena ska finnas tillgängliga i överenskommet intervall. Insamling av information om hur systemet ska användas och dess begränsningar genom byggnadens operatör. Förekomsten av en åtkomlig knapp gör det inte möjligt att använda någon utrustning.
Om en ingång kräver hjälp av intern personal ska den anges i planen. Om man först vid ankomsten upptäcker att en grind fortfarande är stängd kan den hanteringsväg som förberetts under inspektionen bli oanvändbar.
Koordinattekniker och relaterade leveranser
Kontrollera att den personal som behövs för bortkoppling, refits eller kontroller verkligen är tillgänglig. Flyttteamet kan flytta de överenskomna tillgångarna, men ersätter inte automatiskt den frånvarande teknikern.
Ordna aktiviteterna i rätt ordning. Möblerna som stöder utrustningen måste vara klara före installationen, medan enheterna måste levereras för transport först efter den planerade tekniska förberedelsen. Helgschemat måste innehålla dessa beroenden.
Gör upp en plan för måndag
Definiera vilka rum och arbetsstationer som måste vara tillgängliga för fotografering och vilka som kan vänta. Målet måste beskrivas på ett konkret sätt: placerade möbler, levererade förpackningar, färdiga inredningar och tekniska kontroller har olika betydelser.
Se till att det finns en kontaktperson som kan samla in synpunkter när kollegorna återvänder. Alla förfrågningar som uppstår på måndagar gäller inte nödvändigtvis transporter. Vissa kan bero på dispositionsval eller på återaktiveringsaktiviteter som fortfarande planeras.
Be om ett förslag med alla villkor
Per una valutazione DUDA indica date desiderate, quantità, sedi e accessi disponibili nel weekend. Segnala anche le autorizzazioni o gli accordi ancora da ottenere. La disponibilità del servizio e le condizioni economiche vanno confermate sulla proposta specifica. Un fine settimana organizzato bene dipende dalla preparazione delle sedi e dalla presenza dei referenti, non soltanto dalla scelta di un giorno in cui le scrivanie sono normalmente vuote.