Flytta pappersarkiv: beställning och sekretess
Ett pappersarkiv är endast användbart om det förblir tillgängligt efter överföringen. Att förbereda flytten innebär att upprätthålla förhållandet mellan hyllor, lådor och filer, samtidigt som man ordnar hanteringen av information som inte får vara synlig utanför.
Separat ombeställning och överföring
Innan du packar, bestäm vilka dokument som ska flyttas och vem som kan besluta om eventuella undantag. Insamlingsdagen är inte rätt tidpunkt för att snabbt välja vad som ska behållas. Beslut om lagring och eventuell utlagring är de ansvariga för organisationens ansvar.
Det fungerar på en del av arkivet åt gången, med en hänvisning till den ursprungliga positionen. Om en fil konsulteras under utarbetandet registrerar den återkallelsen och returen för att inte anse att den saknas felaktigt.
Skapa en matchning mellan hyllor och paket
Tilldela en kod till varje grupp och numrera den sekventiellt. Den interna listan måste ange var den ska flyttas till den nya platsen. Fyll inte i rutor genom att blanda olika hyllor bara för att använda det återstående utrymmet.
Papper och mappar kan snabbt bli tunga: välj lämpliga behållare och en mängd som kan flyttas. Lådan måste vara stängd och igenkännbar, utan att deformera eller tvinga improviserade förstärkningar efter att arkivet redan har tagits bort från hyllorna.
Använd viktiga externa etiketter
På förpackningarna anges koder och destination, och uppgifterna om filerna i listan kontrolleras av företaget. Namn på kunder, filer eller andra konfidentiella uppgifter är inte nödvändiga för att identifiera lossningsrummet.
Organisatoriska åtgärder måste vara förenliga med interna förfaranden och med de ansvariga personernas instruktioner, utan att förutsätta att en enkel generisk etikett löser eventuella behov av sekretess.
Förbereda hyllorna i det nya högkvarteret
Kontrollera före ankomst att de planerade anläggningarna är tillgängliga och lämpliga för den last som ska inrymmas. Flyttsekvensen måste anges på arkivets plan. Om några hyllor behöver monteras, ange denna aktivitet innan de berörda lådorna öppnas.
Undvik att ockupera med slutna paket allt utrymme som behövs för att arbeta. Ett tydligt identifierat mottagningsområde och boendeområde hjälper till att hålla flödet läsbart utan att ackumulera passagefiler.
Verifiera fullständighet och konsulterbarhet
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.