Pohyblivý papierový archív: objednávka a dôvernosť
Papierový archív je užitočný len vtedy, ak zostane k dispozícii aj po prenose. Príprava presunu znamená zachovanie vzťahu medzi policami, škatuľami a súbormi a zároveň zabezpečenie správy informácií, ktoré nesmú byť viditeľné vonku.
Samostatné preskupovanie a prevod
Pred zabalením zistite, ktoré dokumenty sa pohybujú a kto môže rozhodnúť o možných vylúčeniach. Deň vyzdvihnutia nie je vhodný čas na unáhlené rozhodnutie o tom, čo si ponechať. Za rozhodnutia o uskladnení a možnom vyskladnení zodpovedajú osoby zodpovedné za organizáciu.
Funguje na časti archívu naraz, pričom uchováva odkaz na pôvodnú pozíciu. Ak sa počas prípravy nahliadne do spisu, zaznamená stiahnutie a vrátenie, aby sa nepovažovalo za nesprávne chýbajúce.
Vytvorte zhodu medzi policami a balíčkami
Priraďte kód každej skupine a postupne ho očíslujte. Interný zoznam musí uvádzať, kam ho premiestniť na nové miesto. Nevypĺňajte políčka miešaním rôznych políc, aby ste využili zvyšný priestor.
Papier a priečinky sa môžu rýchlo stať ťažkými: vyberte si vhodné kontajnery a množstvo, ktoré sa dá presunúť, Krabica musí byť uzavretá a rozpoznateľná, bez deformácie alebo nútenia improvizovaných výstuží po odstránení archívu z regálov.
Používajte základné vonkajšie štítky
Na balíkoch sa uvádzajú kódy a miesto určenia, pričom podrobnosti o súboroch sa ponechávajú v zozname skontrolovanom spoločnosťou. Mená zákazníkov, súbory alebo iné dôverné údaje nie sú potrebné na identifikáciu vykladacej miestnosti.
Súhlasí s tým, kto má prístup k zoznamu a ako sa manipuluje s kontajnermi počas čakania. Organizačné opatrenia musia byť v súlade s vnútornými postupmi a pokynmi zodpovedných osôb bez toho, aby sa predpokladalo, že akákoľvek potreba dôvernosti sa vyrieši jednoduchým všeobecným označením.
Príprava regálov nového sídla
Pred príchodom skontrolujte, či sú plánované zariadenia k dispozícii a či sú vhodné na umiestnenie nákladu. Postup premiestnenia musí byť definovaný v pláne archívu. Ak je potrebné namontovať niektoré police, zadajte túto činnosť pred otvorením príslušných škatúľ.
Zabráňte tomu, aby ste v uzavretých balíkoch zaberali všetok priestor potrebný na prácu. Jasne identifikovaný priestor na recepcii a priestor na ubytovanie pomáhajú udržiavať tok čitateľný bez toho, aby sa hromadili súbory pasáže.
Overiť úplnosť a konzultovateľnosť
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.