Mover-se por departamento: dividir o escritório em fases

Identificar dependências entre grupos

Enumerar as ferramentas partilhadas: arquivo, sala de reuniões, impressoras, receção ou equipamento comum. Perguntar às pessoas de contacto quando é que cada item pode ser transferido. Um departamento aparentemente autónomo poderia utilizar diariamente um ativo que pertence formalmente a outro escritório.

Em seguida, construir as fases sobre as necessidades operacionais, não apenas sobre os números de quarto. O plano deve esclarecer o que permanece disponível no local de partida, enquanto algumas das pessoas já estão no novo local.

Definir uma carga identificável para cada passo

Preparar inventários separados, associados a uma lista geral. Cada pacote deve indicar a fase e o destino. Quando um item partilhado é atribuído a uma viagem, atualiza todos os departamentos pertinentes.

Evite adicionar caixas do departamento seguinte no último minuto, porque parece haver espaço no veículo. A escolha pode alterar o controlo da entrega e antecipar mercadorias que ainda não têm uma posição pronta nas novas instalações.

Verifique se o destino é utilizável

Para cada fase, confirma a disponibilidade de salas, equipamentos necessários e condições de acesso. Uma sala que acaba de ser desocupada pode não estar pronta para receber todo um departamento. A pessoa de contacto deve verificar o estado real, não se baseando apenas na data prevista no calendário.

Se as fases partilharem corredores ou ascensores, evite sobreposições incompatíveis. As pessoas que já operam devem conhecer os itinerários afetados pelo movimento, para que a transferência não seja gerida através de interrupções improvisadas contínuas.

Organizar atividades entre duas transferências

Determinar a forma como as exceções da primeira fase são recolhidas e quando podem ser resolvidas. Uma peça de mobiliário a reposicionar não deve desaparecer da lista à medida que a atenção se desloca para o departamento seguinte. Utilizar códigos e gestores para manter os pedidos rastreáveis.

As embalagens e o mobiliário vazios que permaneçam temporariamente nas antigas instalações devem também ter um destino. Não utilizar os espaços desocupados como armazém genérico sem atualizar o plano de trabalho.

Comparar o custo de todo o projecto

Più fasi possono richiedere accessi e preparazioni ripetuti. Il preventivo deve descrivere ciascun passaggio e le condizioni che lo rendono possibile. Per DUDA prepara numero dei reparti, inventari, indirizzi e vincoli di continuità. Una proposta completa consente di valutare i benefici organizzativi della suddivisione, senza presumere che molti piccoli trasferimenti equivalgano automaticamente a un unico carico svolto in una sola occasione.