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Mover escritórios e actividades: organizar pessoas, mobiliário e reiniciar
Uma preparação para departamentos e estações de trabalho ajuda a coordenar a transferência e o trabalho no novo local.
Dividir a transferência por funções
Um escritório não é apenas um conjunto de secretárias. Enumera postos de trabalho, arquivos, salas de reunião e mobiliário nas áreas comuns, indicando o que deve estar disponível primeiro nas novas instalações. Para uma atividade empresarial, distinguir o mobiliário do equipamento que exige técnicos dedicados. Nomear uma pessoa de contacto para recolher as necessidades internas e comunicar um único plano à equipa em movimento.
Associar cada pacote ao destino
Atribui um código ao departamento, à estação e à sala de chegada. Utiliza o mesmo código em caixas, mobiliário e plantas, sem afixar documentos confidenciais nos rótulos. Confia ao pessoal autorizado a gestão de dados e materiais sensíveis. Para computadores, impressoras e redes, concorda com o gestor informático em matéria de cópias de segurança, encerramento e recuperação: o transporte não é equivalente à reconfiguração dos sistemas.
Coordena a desmontagem e as instalações
Fotografar o mobiliário, medir os acessos e verificar os espaços disponíveis no destino. Indicar quais os elementos que devem ser desmontados e remontados e que podem ser percorridos inteiros. As ligações elétricas e hidráulicas e as intervenções em equipamentos especializados devem ser definidas separadamente.
Verificar o reinício por etapas
Chegar a acordo sobre os horários com quem gere ambos os edifícios e marcar uma pessoa de contacto para a entrega. Deixar as passagens e saídas livres e decidir onde arranjar os materiais ainda por abrir. No final, verificar o inventário, a disposição do mobiliário e as intervenções planeadas. Planear os testes dos postos de trabalho com os gestores internos antes de retomar a atividade, evitando prometer períodos de inatividade iguais para empresas com diferentes necessidades.