Arquivo em papel em movimento: ordem e confidencialidade

Reordenação e transferência separadas

Antes do acondicionamento, determinar quais os documentos que circulam e quem pode decidir sobre eventuais exclusões. O dia da recolha não é o momento certo para escolher apressadamente o que guardar. As decisões sobre o armazenamento e a eventual remoção são da responsabilidade dos responsáveis pela organização.

Funciona numa parte do arquivo de cada vez, mantendo uma referência à posição original. Se um ficheiro for consultado durante a preparação, regista a retirada e a devolução, de modo a não o considerar indevidamente em falta.

Criar uma correspondência entre prateleiras e pacotes

Atribuir um código a cada grupo e numerá-lo sequencialmente. A lista interna deve indicar onde transferi-lo para o novo local. Não preencha as casas misturando diferentes prateleiras apenas para utilizar o espaço restante.

O papel e as pastas podem rapidamente tornar-se pesados: escolha recipientes adequados e uma quantidade que possa ser deslocada. A caixa deve ser fechada e reconhecível, sem deformar ou forçar reforços improvisados depois de o arquivo já ter sido retirado das prateleiras.

Utilizar rótulos externos essenciais

Nas embalagens indica os códigos e o destino, deixando os dados dos ficheiros na lista verificada pela empresa. Os nomes dos clientes, ficheiros ou outros dados confidenciais não são necessários para identificar a sala de descarga.

Concorda com quem pode aceder à lista e com a forma como os contentores são geridos durante a espera. As medidas organizativas devem ser coerentes com os procedimentos internos e com as instruções das pessoas responsáveis, sem presumir que um simples rótulo genérico resolve qualquer necessidade de confidencialidade.

Preparação das prateleiras da nova sede

Antes da chegada, verifique se as instalações previstas estão disponíveis e adequadas para a carga a alojar. A sequência de recolocação deve ser definida no plano do arquivo. Se for necessário montar algumas prateleiras, insira esta atividade antes de abrir as caixas em causa.

Evitar ocupar com embalagens fechadas todo o espaço necessário para trabalhar. Uma zona de receção e uma zona de alojamento claramente identificadas ajudam a manter o fluxo legível sem acumular ficheiros de passagem.

Verificar a exaustividade e a consultabilidade

Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.