Arkivju tal-karti mobbli: ordni u kunfidenzjalità
Arkivju tal-karti huwa utli biss jekk jibqa’ disponibbli wara t-trasferiment. It-tħejjija taċ-ċaqliq tfisser iż-żamma tar-relazzjoni bejn l-ixkafef, il-kaxxi u l-fajls, filwaqt li tiġi organizzata l-ġestjoni ta’ informazzjoni li ma tridx tkun viżibbli barra.
L-ordni mill-ġdid u t-trasferiment separati
Qabel l-ippakkjar, iddetermina liema dokumenti qed jiċċaqalqu u min jista’ jiddeċiedi dwar l-esklużjonijiet possibbli. Il-jum tal-ġbir mhuwiex iż-żmien it-tajjeb biex wieħed jagħżel bil-għaġla x’għandu jżomm. Id-deċiżjonijiet dwar il-ħżin u t-tneħħija possibbli huma r-responsabbiltà ta’ dawk inkarigati mill-organizzazzjoni.
Jaħdem fuq parti mill-arkivju kull darba, filwaqt li jżomm referenza għall-pożizzjoni oriġinali. Jekk fajl jiġi kkonsultat waqt it-tħejjija, jirreġistra l-irtirar u r-ritorn sabiex ma jqisx li huwa nieqes b’mod żbaljat.
Oħloq taqbila bejn l-ixkafef u l-pakketti
Assenja kodiċi lil kull grupp u innumerah sekwenzjalment. Il-lista interna trid tindika fejn għandu jiġi rilokat fil-post il-ġdid. Timlix il-kaxxi billi tħallat xkafef differenti sempliċement biex tuża l-ispazju li jifdal.
Il-karti u l-fowlders jistgħu malajr isiru tqal: agħżel kontenituri xierqa u kwantità li tista’ tiġi mċaqalqa. Il-kaxxa trid tkun magħluqa u rikonoxxibbli, mingħajr ma tiddeforma jew tisforza rinforzi improvviżati wara li l-arkivju jkun diġà tneħħa mill-ixkafef.
Uża tikketti esterni essenzjali
Fuq il-pakketti tindika l-kodiċijiet u d-destinazzjoni, u tħalli d-dettalji tal-fajls fil-lista ċċekkjati mill-kumpanija. L-ismijiet tal-klijenti, il-fajls jew data kunfidenzjali oħra mhumiex meħtieġa biex tiġi identifikata l-kamra tal-ħatt.
Hija taqbel dwar min jista’ jaċċessa l-lista u kif il-kontenituri jiġu ġestiti waqt l-istennija. Il-miżuri organizzattivi jridu jkunu konsistenti mal-proċeduri interni u mal-istruzzjonijiet tal-persuni responsabbli, mingħajr ma jiġi preżunt li tikketta ġenerika sempliċi ssolvi kwalunkwe ħtieġa għall-kunfidenzjalità.
It-tħejjija tal-ixkafef tal-kwartieri ġenerali l-ġodda
Qabel il-wasla, iċċekkja li l-faċilitajiet ippjanati huma disponibbli u adattati għat-tagħbija li għandha tiġi akkomodata. Is-sekwenza ta’ rilokazzjoni trid tiġi definita fuq il-pjan tal-arkivju. Jekk ikun meħtieġ li xi xkafef jiġu mmuntati, daħħal din l-attività qabel tiftaħ il-kaxxi kkonċernati.
Evita li tokkupa b’pakketti magħluqa l-ispazju kollu meħtieġ biex taħdem. Żona ta’ akkoljenza u żona ta’ akkomodazzjoni identifikati b’mod ċar jgħinu biex il-fluss jinżamm leġġibbli mingħajr ma jakkumulaw fajls ta’ passaġġ.
Ivverifika l-kompletezza u l-konsultazzjoni
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.