Mozgó papír archívum: rend és titoktartás
A papíralapú archívum csak akkor hasznos, ha az átvitel után is elérhető marad.A költözés előkészítése a polcok, dobozok és fájlok közötti kapcsolat fenntartását jelenti, miközben gondoskodik az olyan információk kezeléséről, amelyek kívülről nem lehetnek láthatók.
Elkülönített átrendezés és átadás
Csomagolás előtt határozza meg, hogy mely dokumentumok mozognak, és ki dönthet az esetleges kizárásokról.A gyűjtés napja nem a megfelelő idő arra, hogy sietve megválassza, mit tartson meg.A tárolásra és az esetleges eltávolításra vonatkozó döntések a szervezet felelőseinek felelőssége.
Egyszerre működik az archívum egy részén, megtartva az eredeti helyzetre való hivatkozást.Ha az előkészítés során betekintenek egy fájlba, rögzíti a visszavonást és a visszaküldést, hogy ne tekintse azt tévesen hiányzónak.
Hozzon létre egyezést a polcok és a csomagok között
Rendeljen kódot minden csoporthoz, és számozza meg egymás után.A belső listának meg kell jelölnie, hogy hová helyezze át az új helyre.Ne töltse ki a dobozokat különböző polcok keverésével, csak a fennmaradó hely használatához.
A papír és a mappák gyorsan nehézzé válhatnak: válasszon megfelelő tartályokat és mozgatható mennyiséget.A doboznak zártnak és felismerhetőnek kell lennie, anélkül, hogy deformálná vagy kényszerítené a rögtönzött megerősítéseket, miután az archívumot már eltávolították a polcokról.
Használjon alapvető külső címkéket
A csomagokon feltünteti a kódokat és a rendeltetési helyet, a cég által ellenőrzött listában hagyva a fájlok adatait.Az ügyfelek neve, fájlok vagy egyéb bizalmas adatok nem szükségesek a kirakodó helyiség azonosításához.
Egyetért azzal, hogy ki férhet hozzá a listához, és hogyan kezelik a konténereket várakozás közben.A szervezeti intézkedéseknek összhangban kell lenniük a belső eljárásokkal és a felelős személyek utasításaival, anélkül, hogy feltételeznék, hogy egy egyszerű általános címke megoldja a titoktartás szükségességét.
Az új székház polcainak előkészítése
Érkezés előtt ellenőrizze, hogy a tervezett létesítmények rendelkezésre állnak-e és alkalmasak-e az elhelyezésre.Az áthelyezési sorrendet az archívum tervében kell meghatározni.Ha néhány polcot fel kell szerelni, az érintett dobozok kinyitása előtt adja meg ezt a tevékenységet.
Kerülje a zárt csomagokkal való elfoglalást a munkához szükséges összes hely.Egy világosan meghatározott fogadótér és szállásterület segít az áramlás olvashatóságának megőrzésében anélkül, hogy az áthaladási fájlok felhalmozódnának.
A teljesség és a konzultációs képesség ellenőrzése
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.