Flytning af papirarkiv: orden og fortrolighed
Et papirarkiv er kun nyttigt, hvis det forbliver tilgængeligt efter overførslen. Forberedelse af flytningen betyder at opretholde forholdet mellem hylder, kasser og filer, samtidig med at man sørger for håndtering af information, der ikke må være synlig udenfor.
Separat genbestilling og overførsel
Før du pakker, skal du beslutte, hvilke dokumenter der skal flyttes, og hvem der kan beslutte sig for eventuelle undtagelser. Indsamlingsdagen er ikke det rigtige tidspunkt til hurtigt at vælge, hvad der skal opbevares. Beslutninger om opbevaring og eventuel fjernelse er de ansvarlige for organisationens ansvar.
Det fungerer på en del af arkivet ad gangen og bevarer en henvisning til den oprindelige position. Hvis en fil konsulteres under forberedelsen, registrerer den tilbagetrækningen og returneringen for ikke at anse den for at mangle.
Skab et match mellem hylder og pakker
Tildel en kode til hver gruppe og nummerer den sekventielt. Den interne liste skal angive, hvor den skal flyttes til den nye placering. Fyld ikke kasser ved at blande forskellige hylder bare for at bruge den resterende plads.
Papir og mapper kan hurtigt blive tunge: vælg passende beholdere og en mængde, der kan flyttes. Kassen skal være lukket og genkendelig uden at deformere eller tvinge improviserede forstærkninger, efter at arkivet allerede er fjernet fra hylderne.
Brug vigtige eksterne etiketter
På pakkerne angiver den koder og destination, så oplysningerne om filerne på listen kontrolleres af virksomheden. Navne på kunder, filer eller andre fortrolige data er ikke nødvendige for at identificere aflæsningsrummet.
Den er enig i, hvem der kan få adgang til listen, og hvordan containere håndteres, mens de venter. Organisatoriske foranstaltninger skal være i overensstemmelse med interne procedurer og instrukser fra de ansvarlige personer uden at antage, at en simpel generisk etiket løser ethvert behov for fortrolighed.
Forberedelse af hylderne i det nye hovedkvarter
Før ankomst skal du kontrollere, at de planlagte faciliteter er tilgængelige og egnede til den last, der skal rummes. Flytningssekvensen skal defineres på arkivets plan. Hvis der skal monteres nogle hylder, skal du indtaste denne aktivitet, før du åbner de pågældende kasser.
Undgå at besætte med lukkede pakker al den plads, der er nødvendig for at arbejde. Et klart identificeret modtagelsesområde og indkvarteringsområde hjælper med at holde strømmen læselig uden at akkumulere passagefiler.
Kontrollér fuldstændighed og konsulterbarhed
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.