Архив на движеща се хартия: ред и конфиденциалност
Хартиеният архив е полезен само ако остава на разположение след прехвърлянето.Подготовката на преместването означава поддържане на връзката между рафтове, кутии и файлове, като същевременно се организира управлението на информацията, която не трябва да се вижда отвън.
Отделно пренареждане и прехвърляне
Преди да опаковате, определете кои документи се движат и кой може да вземе решение за евентуални изключения. Денят на събиране не е подходящият момент за прибързан избор какво да се запази. Решенията относно съхранението и евентуалното отстраняване са отговорност на отговарящите за организацията.
Той работи върху част от архива в даден момент, като запазва препратка към първоначалната позиция.Ако по време на подготовката се направи справка с файл, той записва оттеглянето и връщането, за да не се счита за погрешно липсващ.
Създайте съвпадение между рафтове и пакети
Задайте код на всяка група и го номерирайте последователно.Вътрешният списък трябва да посочва къде да го преместите на новото място.Не пълнете кутии, като смесвате различни рафтове, само за да използвате останалото пространство.
Хартията и папките могат бързо да станат тежки: изберете подходящи контейнери и количество, което може да бъде преместено.Кутията трябва да бъде затворена и разпознаваема, без да се деформират или принуждават импровизирани подкрепления, след като архивът вече е изваден от рафтовете.
Използвайте основни външни етикети
На пакетите той посочва кодовете и местоназначението, оставяйки подробностите за файловете в списъка, проверен от компанията.Имената на клиентите, файловете или други поверителни данни не са необходими за идентифициране на помещението за разтоварване.
Той се съгласява кой може да получи достъп до списъка и как се управляват контейнерите, докато чака. Организационните мерки трябва да бъдат в съответствие с вътрешните процедури и с инструкциите на отговорните лица, без да се предполага, че обикновеният общ етикет решава всяка необходимост от поверителност.
Подготовка на рафтовете на новата централа
Преди пристигане проверете дали планираните съоръжения са налични и подходящи за натоварването, което трябва да бъде настанено. Последователността на преместване трябва да бъде определена в плана на архива. Ако е необходимо да се монтират някои рафтове, влезте в тази дейност, преди да отворите съответните кутии.
Избягвайте да заемате със затворени пакети цялото пространство, необходимо за работа. Ясно идентифицираната зона за приемане и зоната за настаняване помагат да се поддържа потокът четлив, без да се натрупват файлове за преминаване.
Проверка на пълнотата и възможността за консултиране
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.