Sťahovanie podľa oddelenia: rozdelenie kancelárie na fázy
Presun kancelárie podľa oddelenia môže pomôcť rozdeliť úlohy, ale vyžaduje si pochopenie toho, ktoré skupiny závisia od rovnakých priestorov alebo nástrojov. Divízia založená len na organizačnej schéme by mohla opustiť oddelenie bez toho, čo potrebuje na prácu.
Identifikácia závislostí medzi skupinami
Zoznam zdieľaných nástrojov: archív, zasadacia miestnosť, tlačiarne, recepcia alebo spoločné vybavenie. Opýtajte sa kontaktných osôb, kedy je možné každú položku presunúť. Zdanlivo samostatné oddelenie by mohlo každý deň používať majetok, ktorý formálne patrí inej kancelárii.
Potom postavte fázy na prevádzkových potrebách, nielen na počtoch miestností. Plán musí objasniť, čo zostáva k dispozícii na mieste odchodu, zatiaľ čo niektorí ľudia sú už na novom mieste.
Definujte identifikovateľné zaťaženie pre každý krok
Pripravte si samostatné inventáre prepojené so všeobecným zoznamom. Každý balík musí uvádzať etapu a cieľ. Keď je zdieľaná položka priradená k ceste, aktualizuje všetky príslušné oddelenia.
Vyhnite sa pridávaniu škatúľ z ďalšieho oddelenia na poslednú chvíľu, pretože sa zdá, že na vozidle je miesto, Voľba môže zmeniť kontrolu doručenia a predvídať tovar, ktorý ešte nemá pripravené miesto v nových priestoroch.
Overte, či je miesto určenia použiteľné
Pre každú fázu potvrdí dostupnosť miestností, potrebné vybavenie a podmienky prístupu. Miestnosť, ktorá bola práve uvoľnená, nemusí byť pripravená na prijatie celého oddelenia. Kontaktná osoba musí skontrolovať skutočný stav, nie sa spoliehať len na dátum stanovený v kalendári.
Ak sa fázy delia o koridory alebo výťahy, vyhnite sa nekompatibilnému prekrývaniu. Ľudia, ktorí už pôsobia, musia poznať trasy ovplyvnené pohybom, aby sa presun neriadil nepretržitými improvizovanými prerušeniami.
Organizovanie aktivít medzi dvoma presunmi
Zistite, ako sa zhromažďujú výnimky v prvej fáze a kedy ich možno vyriešiť. Kus nábytku, ktorý sa má premiestniť, nesmie zo zoznamu zmiznúť, keď sa pozornosť presunie na ďalšie oddelenie. Na sledovanie žiadostí používajte kódy a manažérov.
Prázdne obaly a zariadenie, ktoré dočasne zostávajú v starých priestoroch, musia mať tiež miesto určenia, nepoužívajte uvoľnené priestory ako všeobecný sklad bez aktualizácie pracovného plánu.
Porovnajte náklady na celý projekt
Più fasi possono richiedere accessi e preparazioni ripetuti. Il preventivo deve descrivere ciascun passaggio e le condizioni che lo rendono possibile. Per DUDA prepara numero dei reparti, inventari, indirizzi e vincoli di continuità. Una proposta completa consente di valutare i benefici organizzativi della suddivisione, senza presumere che molti piccoli trasferimenti equivalgano automaticamente a un unico carico svolto in una sola occasione.