Mutarea pe departamente: împărțirea biroului în faze
Mutarea unui birou pe departamente poate ajuta la distribuirea sarcinilor, dar necesită înțelegerea grupurilor care depind de aceleași spații sau instrumente., O diviziune bazată numai pe organigramă ar putea lăsa un departament fără ceea ce are nevoie pentru a funcționa.
Identificarea dependențelor dintre grupuri
Listați instrumentele partajate: arhivă, sală de ședințe, imprimante, recepție sau echipamente comune. Întrebați persoanele de contact când fiecare element poate fi mutat. Un departament aparent autonom ar putea folosi un activ care aparține în mod oficial unui alt birou în fiecare zi.
Apoi construiți fazele pe nevoile operaționale, nu numai pe numerele camerelor. Planul trebuie să clarifice ce rămâne disponibil la locația de plecare, în timp ce unii dintre oameni se află deja în noua locație.
Definiți o sarcină identificabilă pentru fiecare etapă
Pregătiți inventare separate, legate de o listă generală. Fiecare pachet trebuie să indice etapa și destinația. Atunci când un element partajat este atribuit unei călătorii, acesta actualizează toate departamentele relevante.
Evitați să adăugați cutii din departamentul următor în ultimul moment, deoarece se pare că există spațiu pe vehicul. Alegerea poate modifica controlul livrării și poate anticipa bunurile care nu au încă o poziție pregătită în noul sediu.
Verificați dacă destinația este utilizabilă
Pentru fiecare etapă, acesta confirmă disponibilitatea camerelor, dotările necesare și condițiile de acces. Este posibil ca o cameră care tocmai a fost eliberată să nu fie pregătită să primească un întreg departament. Persoana de contact trebuie să verifice starea reală, nu să se bazeze doar pe data prevăzută în calendar.
Dacă fazele împart coridoare sau ascensoare, evitați suprapunerile incompatibile. Persoanele care operează deja trebuie să cunoască rutele afectate de mișcare, astfel încât transferul să nu fie gestionat prin întreruperi continue improvizate.
Organizarea de activități între două transferuri
Determinați modul în care sunt colectate excepțiile din prima etapă și când pot fi rezolvate. O piesă de mobilier care urmează să fie repoziționată nu trebuie să dispară din listă pe măsură ce atenția se mută la departamentul următor. Utilizați coduri și manageri pentru a menține cererile trasabile.
Ambalajele și mobilierul goale care rămân temporar în spațiile vechi trebuie să aibă și o destinație, nu folosiți spațiile libere ca depozit generic fără actualizarea planului de lucru.
Comparați costul întregului proiect
Più fasi possono richiedere accessi e preparazioni ripetuti. Il preventivo deve descrivere ciascun passaggio e le condizioni che lo rendono possibile. Per DUDA prepara numero dei reparti, inventari, indirizzi e vincoli di continuità. Una proposta completa consente di valutare i benefici organizzativi della suddivisione, senza presumere che molti piccoli trasferimenti equivalgano automaticamente a un unico carico svolto in una sola occasione.