Przeprowadzka według działów: podział biura na fazy
Przenoszenie biura według działów może pomóc w rozdzieleniu zadań, ale wymaga zrozumienia, które grupy zależą od tych samych przestrzeni lub narzędzi. Podział oparty wyłącznie na schemacie organizacyjnym może pozostawić dział bez tego, czego potrzebuje do pracy.
Identyfikacja zależności między grupami
Lista udostępnionych narzędzi: archiwum, sala konferencyjna, drukarki, recepcja lub wspólny sprzęt. Zapytaj osoby kontaktowe, kiedy każdy przedmiot może zostać przeniesiony. Pozornie samodzielny dział mógłby codziennie korzystać z zasobów, które formalnie należą do innego biura.
Następnie należy oprzeć etapy na potrzebach operacyjnych, a nie tylko na numerach pokoi. W planie należy wyjaśnić, co pozostaje dostępne w miejscu wyjazdu, podczas gdy niektóre osoby są już w nowej lokalizacji.
Określenie możliwego do zidentyfikowania obciążenia dla każdego etapu
Przygotuj oddzielne zapasy, połączone z ogólną listą. Każdy pakiet musi wskazywać etap i miejsce docelowe. Gdy udostępniony element jest przypisany do podróży, aktualizuje wszystkie odpowiednie działy.
Unikaj dodawania pudełek z następnego działu w ostatniej chwili, ponieważ wydaje się, że w pojeździe jest miejsce. Wybór może zmienić kontrolę dostawy i przewidzieć towary, które nie mają jeszcze gotowej pozycji w nowym lokalu.
Sprawdź, czy miejsce docelowe jest użyteczne
Na każdym etapie potwierdza dostępność pomieszczeń, niezbędne wyposażenie i warunki dostępu. Pomieszczenie, które właśnie zostało zwolnione, może nie być gotowe do przyjęcia całego działu. Osoba kontaktowa musi sprawdzić faktyczny status, a nie polegać wyłącznie na terminie przewidzianym w kalendarzu.
Jeżeli etapy dzielą korytarze lub windy, należy unikać niekompatybilnego nakładania się działań. Osoby już eksploatowane muszą znać trasy, na które ma wpływ ruch, tak aby transfer nie był zarządzany przez ciągłe improwizowane przerwy.
Organizowanie działań pomiędzy dwoma transferami
Określ, w jaki sposób zbierane są wyjątki pierwszego etapu i kiedy można je rozwiązać. Mebel, który ma zostać przesunięty, nie może zniknąć z listy, gdy uwaga przenosi się do następnego działu. Użyj kodów i menedżerów, aby zachować identyfikowalność żądań.
Puste opakowania i wyposażenie, które tymczasowo pozostają w starych pomieszczeniach, muszą również mieć miejsce docelowe. Nie używaj wolnych przestrzeni jako magazynu ogólnego bez aktualizacji planu prac.
Porównaj koszt całego projektu
Più fasi possono richiedere accessi e preparazioni ripetuti. Il preventivo deve descrivere ciascun passaggio e le condizioni che lo rendono possibile. Per DUDA prepara numero dei reparti, inventari, indirizzi e vincoli di continuità. Una proposta completa consente di valutare i benefici organizzativi della suddivisione, senza presumere che molti piccoli trasferimenti equivalgano automaticamente a un unico carico svolto in una sola occasione.