Verplaats kantoren en activiteiten: mensen, meubels organiseren en herstarten
Een voorbereiding op afdelingen en werkplekken helpt om de overdracht en het werk op de nieuwe locatie te coördineren.
Verdeel overdracht door functies
Een kantoor is niet alleen een verzameling bureaus, maar bevat ook een lijst van werkplekken, archieven, vergaderzalen en meubilair in de gemeenschappelijke ruimten, met vermelding van wat er als eerste beschikbaar moet zijn in het nieuwe gebouw. Voor een bedrijfsactiviteit onderscheid maken tussen meubilair en apparatuur waarvoor speciale technici nodig zijn. Een contactpersoon aanwijzen om interne behoeften te verzamelen en een enkel plan aan het verhuisteam mee te delen.
Koppel elk pakket aan de bestemming
Zij kent een code toe aan de afdeling, het station en de aankomstruimte. Zij gebruikt dezelfde code op dozen, meubels en plattegronden, zonder vertrouwelijke documenten op de etiketten weer te geven. Zij belast bevoegd personeel met het beheer van gegevens en gevoelige materialen. Voor computers, printers en netwerken is zij het eens met de IT-manager over back-up, uitschakeling en herstel: vervoer staat niet gelijk aan de herconfiguratie van de systemen.
Coördinaten demontage en installaties
Fotografeer het meubilair, meet de toegangen en controleer de beschikbare ruimten op de bestemming. Geef aan welke elementen moeten worden gedemonteerd en opnieuw gemonteerd en welke in hun geheel kunnen worden verplaatst. Elektrische, hydraulische verbindingen en interventies op gespecialiseerde apparatuur moeten afzonderlijk worden gedefinieerd.
Controleer de herstart in fasen
Overeenstemming bereiken over de tijdschema’s met degenen die beide gebouwen beheren en een contactpersoon voor de levering regelen. Laat de doorgangen en uitgangen vrij en bepaal waar de nog te openen materialen moeten worden geplaatst. Controleer aan het einde de inventaris, de inrichting van de meubels en de geplande interventies. Plan de tests van de werkplekken met de interne managers voordat de activiteiten worden hervat, waarbij veelbelovende gelijke uitvaltijden voor bedrijven met verschillende behoeften worden vermeden.