Flytte papirarkiver: bestilling og konfidensialitet
Et papirarkiv er bare nyttig hvis det forblir tilgjengelig etter overføring. Forbered flyttingen betyr å holde forholdet mellom hyller, bokser og filer, samtidig som det organiseres håndtering av informasjon som ikke bør være synlig utenfor.
Separat ombestilling og overføring
Før pakkingen etablerer hvilke dokumenter som beveger seg og hvem som kan bestemme eventuelle ekskluderinger. Dagen på retrett er ikke riktig tid å velge frankisk hva å lagre. Beslutningene om bevaring og mulig eliminering er organisasjonens ansvar.
Fungerer på en del av arkivet om gangen, holder referanse til den opprinnelige plasseringen. Hvis en fil blir konsultert under forberedelsen, registrerer du uttaket og returnerer til ikke å vurdere det feilaktig mangler.
Lag en match mellom hyller og nakker
Skriv inn en kode til hver gruppe og nummerer den i rekkefølge. Den interne listen må indikere hvor du skal flytte den i det nye hovedkvarteret. Fyll ikke bokser ved å blande forskjellige hyller bare for å bruke det gjenværende rommet.
Papir og bonnets kan bli tunge raskt: Velg egnede beholdere og en bevegelig mengde. Boksen må lukkes og gjenkjennes, uten å deformere eller tvinge improvisert forsterkning etter at arkivet allerede er fjernet fra hyllene.
Bruk viktige eksterne etiketter
På pakkene indikerer det koder og destinasjon, og etterlater detaljene i filene i selskapets kontrollerte liste. Kundenavn, praksis eller andre konfidensielle data er ikke nødvendig for å finne eksosrommet.
Avtale med hvem som kan få tilgang til listen og hvordan beholderne håndteres mens de venter. Organisasjonstiltakene må være i samsvar med interne prosedyrer og med indikasjoner fra de kompetente lederne, uten å anta at en enkel generisk etikett løser alle behov for konfidensialitet.
Forbered hyllene i det nye hjemmet
Før ankomst, sjekk at de planlagte konstruksjonene er tilgjengelige og egnet for belastningen skal arrangeres. Flyttingssekvensen bør defineres på anlegget i arkivet. Hvis noen hyller må monteres, skriv inn denne oppgaven før du åpner de aktuelle boksene.
Unngå å okkupere med lukkede nakker alt det rommet som er nødvendig for å jobbe. Et område med mottak og innkvartering, klart identifisert, bidrar til å opprettholde leselig strømmen uten å akkumulere filer på passasjerer.
Sjekk fullstendighet og konsultasjon
Den endelige kontrollen må sammenligne antall pakker, posisjon og grupper. For en fil søkt under overføringen, må du vite hvilken boks som er i og hvis boksen er levert. DUDA krever mengde, tilgang, hylling og konsultasjon prioriteringer. Den logistiske tjenesten kan organiseres rundt disse behovene, huske selskapet styringen av innholdet og tillatelsene til tilgang.