Paperiarkistojen siirtäminen: järjestys ja luottamuksellisuus
Paperiarkisto on hyödyllinen vain, jos se on käytettävissä siirron jälkeen. Liikkeen valmistelu tarkoittaa hyllyjen, laatikoiden ja tiedostojen välisen suhteen säilyttämistä ja samalla sellaisen tiedon hallintaa, jonka ei pitäisi olla näkyvissä ulkopuolella.
Erillinen uudelleenjärjestäminen ja siirto
Ennen pakkaamista selvitetään, mitkä asiakirjat liikkuvat ja kuka voi päättää poissulkemisista. Peräytymispäivä ei ole oikea aika valita hillittömästi, mitä varastoida. Suojelu- ja mahdollinen poistaminen on organisaation vastuulla.
Toimii arkiston osassa kerrallaan, pitäen viittausta alkuperäiseen sijaintiin. Jos tiedostoa kuullaan valmistelun aikana, rekisteröi peruminen ja palaa, ettei se ole virheellisesti kadonnut.
Luo hyllyjen ja kaulan väliin sopiva
Anna koodi jokaiselle ryhmälle ja numeroi se järjestyksessä. Sisäisessä luettelossa on ilmoitettava, missä se siirretään uuteen päämajaan. Älä täytä laatikoita sekoittamalla eri hyllyjä vain käyttääksesi jäljellä olevaa tilaa.
Paperi ja konepelti voivat tulla raskaiksi nopeasti: valitse sopivat säiliöt ja siirrettävä määrä. Laatikko on suljettava ja tunnistettava ilman, että se on hajonnut tai improvisoitu vahvistuksia sen jälkeen, kun arkisto on jo poistettu hyllyiltä.
Käytä olennaisia ulkoisia etikettejä
Paketeissa se ilmoittaa koodit ja määränpään, jättäen tiedot tiedostot yrityksen valvottu luettelo. Asiakkaiden nimiä, käytäntöjä tai muita luottamuksellisia tietoja ei tarvita paikantaa pakosalla.
Sovitaan, kuka voi käyttää luetteloa ja miten säiliöt käsitellään odottamisen aikana. Organisaation toimenpiteiden on oltava yhdenmukaisia sisäisten menettelyjen ja toimivaltaisten johtajien tietojen kanssa olettamatta, että yksinkertainen yleismerkintä ratkaisee kaikki luottamuksellisuuden tarpeet.
Valmista hyllyt uuden kodin
Tarkista ennen saapumista, että suunnitellut rakenteet ovat käytettävissä ja soveltuvat kuorman järjestämiseen. Siirrossa olevat osat on määriteltävä arkiston tehtaassa. Jos hyllyjä on asennettava, kirjoita tämä tehtävä ennen laatikoiden avaamista.
Vältä miehittää suljettu kaula kaikki tilaa tarvitaan työhön. Alue vastaanotto ja majoitus, selvästi tunnistettu, auttaa pitämään luettavissa virtausta keräämättä tiedostoja käytävillä.
Tarkasta täydellisyys ja kuuleminen
Lopullisen valvonnan on verrattava pakettien, sijaintien ja ryhmien määrää. Siirron aikana etsityn tiedoston osalta on tiedettävä, missä ruudussa ja onko tämä laatikko toimitettu. DUDA:ssa vaaditaan määrää, pääsyä, hyllytystä ja kuulemista. Logistiikkapalvelu voidaan järjestää näiden tarpeiden ympärille pitäen mielessä yrityksen sisällön hallinta ja käyttöluvat.