Paberarhiivi teisaldamine: järjekord ja konfidentsiaalsus
Paberarhiiv on kasulik ainult siis, kui see jääb pärast üleandmist kättesaadavaks. Kolimise ettevalmistamine tähendab riiulite, kastide ja failide vahelise suhte säilitamist, korraldades samal ajal sellise teabe haldamist, mis ei tohi olla nähtav väljaspool.
Eraldi ümberkorraldamine ja edastamine
Enne pakendamist määrake kindlaks, millised dokumendid liiguvad ja kes võivad otsustada võimalike erandite üle. Kogumise päev ei ole õige aeg, et kiiresti valida, mida säilitada. Ladustamise ja võimaliku kõrvaldamise eest vastutavad organisatsiooni eest vastutavad isikud.
See töötab ühel osal arhiivist korraga, säilitades viite algsele asukohale. Kui toimikuga tutvutakse ettevalmistamise ajal, registreerib see tagasivõtmise ja tagastamise, et seda ei peetaks ekslikult puuduvaks.
Riiulite ja pakettide kokkulangevuse loomine
Määrake igale rühmale kood ja nummerdage see järjestikku. Siseloendis peab olema märgitud, kuhu see uude asukohta ümber paigutada. Ärge täitke lahtreid, segades erinevaid riiuleid lihtsalt ülejäänud ruumi kasutamiseks.
Paber ja kaustad võivad kiiresti muutuda raskeks: valida sobivad mahutid ja teisaldatav kogus. Karp peab olema suletud ja äratuntav, ilma et see deformeeruks või sunniks peale improviseeritud tugevdusi pärast seda, kui arhiiv on riiulitelt juba eemaldatud.
Kasutage olulisi välismärgiseid
Pakettidel on märgitud koodid ja sihtkoht, jättes failide andmed ettevõtte poolt kontrollitud nimekirja. Klientide nimed, failid või muud konfidentsiaalsed andmed ei ole mahalaadimisruumi tuvastamiseks vajalikud.
Selles lepitakse kokku, kes pääseb nimekirjale ligi ja kuidas konteinereid ootamise ajal käideldakse. Korralduslikud meetmed peavad olema kooskõlas sisemenetlustega ja vastutavate isikute juhistega, eeldamata, et lihtne üldmärgis lahendab konfidentsiaalsuse vajaduse.
Uue peakorteri riiulite ettevalmistamine
Enne saabumist veenduge, et kavandatud rajatised on olemas ja sobivad veose mahutamiseks. Ümberpaigutamise järjekord tuleb kindlaks määrata arhiiviplaanis. Kui on vaja paigaldada riiulid, sisestage see toiming enne asjaomaste kastide avamist.
Vältige suletud pakenditega kogu tööks vajaliku ruumi hõivamist. Selgelt määratletud vastuvõtu- ja majutusala aitab hoida voolu loetavana ilma läbipääsufaile kogumata.
Täielikkuse ja konsulteeritavuse kontrollimine
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.