Pohyblivý papírový archiv: pořádek a důvěrnost
Papírový archiv je užitečný pouze v případě, že zůstane k dispozici po přenosu.Příprava přesunu znamená zachování vztahu mezi policemi, krabicemi a soubory a zároveň zajištění správy informací, které nesmí být viditelné venku.
Samostatné přeskupování a přenos
Před zabalením určete, které dokumenty se pohybují a kdo může rozhodnout o možných výjimkách. Den vyzvednutí není ten správný čas na to, abyste si rychle vybrali, co si ponechat. Rozhodnutí o skladování a případném vyskladnění jsou odpovědností osob odpovědných za organizaci.
Funguje na části archivu najednou a udržuje odkaz na původní pozici.Pokud je soubor nahlížen během přípravy, zaznamená stažení a vrácení, aby nepovažoval za chybně chybějící.
Vytvoření shody mezi policemi a balíčky
Přiřaďte kód každé skupině a očíslujte jej postupně.V interním seznamu musí být uvedeno, kam jej přemístit na nové místo.Nevyplňujte pole smícháním různých polic, abyste využili zbývající prostor.
Papír a složky mohou být rychle těžké: vyberte vhodné nádoby a množství, které lze přesunout.Krabička musí být uzavřena a rozpoznatelná, aniž by došlo k deformaci nebo vynucení improvizovaných výztuh poté, co byl archiv již odstraněn z polic.
Používejte základní externí štítky
Na obalech uvádí kódy a místo určení, přičemž údaje o souborech ponechává v seznamu zkontrolovaném společností.Jména zákazníků, soubory nebo jiná důvěrná data nejsou nutná k identifikaci vykládací místnosti.
Souhlasí s tím, kdo má přístup k seznamu a jak jsou kontejnery během čekání spravovány.Organizační opatření musí být v souladu s vnitřními postupy a pokyny odpovědných osob, aniž by se předpokládalo, že případnou potřebu důvěrnosti řeší jednoduchý obecný štítek.
Příprava regálů nového ústředí
Před příjezdem zkontrolujte, zda jsou plánovaná zařízení k dispozici a zda jsou vhodná pro uskladnění nákladu. Sekvence přemístění musí být definována v plánu archivu. Pokud je třeba namontovat některé police, zadejte tuto činnost před otevřením příslušných krabic.
Vyhněte se obsazení uzavřených balíčků veškerým prostorem potřebným k práci. Jasně identifikovaná recepce a ubytovací prostor pomáhají udržovat tok čitelný, aniž by se hromadily složky průchodu.
Ověření úplnosti a konzultovatelnosti
Il controllo finale deve confrontare numero dei colli, posizione e gruppi previsti. Per un fascicolo cercato durante il trasferimento serve sapere in quale scatola si trova e se quella scatola è stata consegnata. Nella richiesta DUDA indica quantità, accessi, scaffalature e priorità di consultazione. Il servizio logistico può essere organizzato intorno a queste esigenze, mantenendo in capo all’azienda la gestione del contenuto e delle autorizzazioni di accesso.