Mudar de escritório aos fins-de-semana: verifique os acessos
A escolha do fim de semana para a mudança de escritório pode reduzir a sobreposição com algumas atividades empresariais. No entanto, tal não significa que os edifícios, os fornecedores e os espaços estejam automaticamente disponíveis. O programa deve basear-se nas condições reais de abertura dos dois locais.
Controlar quem abre e quem fica
Verifique quem é o proprietário das chaves e quem é capaz de lidar com alarmes, portões e entradas secundárias. Uma pessoa presente no início pode não estar disponível durante toda a duração do trabalho. Fornecer cobertura clara até que o imóvel esteja fechado.
Se o escritório se encontrar num edifício partilhado, acordar a utilização das áreas comuns com a pessoa de contacto pertinente. Não parta do princípio de que os procedimentos relativos aos dias de trabalho se aplicam mesmo quando não estão presentes serviços de concierge ou de gestão técnica.
Verifique as instalações necessárias para a mudança
Os ascensores, os guinchos e a iluminação das zonas de operação devem estar disponíveis na gama acordada. Recolher informações sobre a utilização e os limites do sistema através do operador do edifício. A presença de um botão acessível não permite a utilização de qualquer equipamento.
Se uma entrada necessitar da assistência de pessoal interno, insira-a no plano. A verificação apenas à chegada de que um portão permanece fechado pode tornar inutilizável o percurso de manuseamento preparado durante a inspeção.
Coordenar técnicos e entregas relacionadas
Verificar a disponibilidade real dos profissionais necessários para desconexões, mudanças ou verificações. A equipa de mudanças pode deslocar os bens acordados, mas não substitui automaticamente o técnico ausente.
Organizar as atividades na sequência correta. O mobiliário de apoio ao equipamento deve estar pronto antes da instalação, ao passo que os dispositivos só devem ser entregues para transporte após a preparação técnica prevista. O horário de fim de semana deve incluir estas dependências.
Preparar um plano para segunda-feira
Definir quais as salas e postos de trabalho que devem estar disponíveis para fotografar e quais os que podem esperar. O objetivo deve ser descrito de forma concreta: o mobiliário colocado, as embalagens entregues, os equipamentos concluídos e os controlos técnicos têm significados diferentes.
Fornecer uma pessoa de contacto para recolher comentários quando os colegas regressam. Nem todos os pedidos que surgem na segunda-feira dizem necessariamente respeito ao transporte: alguns podem depender de escolhas de disposição ou de atividades de reativação que ainda estão planeadas.
Peça uma proposta com todas as condições
Per una valutazione DUDA indica date desiderate, quantità, sedi e accessi disponibili nel weekend. Segnala anche le autorizzazioni o gli accordi ancora da ottenere. La disponibilità del servizio e le condizioni economiche vanno confermate sulla proposta specifica. Un fine settimana organizzato bene dipende dalla preparazione delle sedi e dalla presenza dei referenti, non soltanto dalla scelta di un giorno in cui le scrivanie sono normalmente vuote.