Μετακόμιση στο Μιλάνο: επιλέξτε άτομο επικοινωνίας και ρόλους

Ορισμός συντονιστικού προσώπου

Ο εταιρικός υπεύθυνος επικοινωνίας συλλέγει πληροφορίες και τις διαβιβάζει στην εταιρεία σε μία μόνο μορφή.Δεν χρειάζεται απαραίτητα να εκτελεί κάθε εργασία, αλλά πρέπει να γνωρίζει ποιος μπορεί να αποφασίσει με βάση το απόθεμα, την πρόσβαση και την τελική διάθεση.Προσδιορίζει επίσης ένα υποκατάστατο για τις στιγμές που δεν θα είναι προσβάσιμο.

Ο ρόλος θα πρέπει να κοινοποιείται στους συναδέλφους πριν από τη συσκευασία. Ένα ανεπίσημο αίτημα μετακίνησης γραφείου δεν θα πρέπει να αλλάζει το σχέδιο χωρίς ο συντονιστής να γνωρίζει την επίδραση στο φορτίο και τον προορισμό.

Ανάθεση ενός διευθυντή σε κάθε προετοιμασία

Για κάθε τμήμα, υποδεικνύει ποιος επαληθεύει τα άδεια ντουλάπια, τα προσωπικά αντικείμενα που συλλέγονται και τις συσκευασίες με ετικέτα.Ο διαχειριστής πρέπει να ελέγξει την ολοκλήρωση της εργασίας, όχι μόνο να προωθήσει ένα μήνυμα.Ορίστε προθεσμία πριν από την ημέρα παραλαβής.

Όταν μια δραστηριότητα παραμένει ελλιπής, καταγράψτε την σε έναν κατάλογο εξαιρέσεων. Η ομάδα θα είναι έτσι σε θέση να διακρίνει ένα πακέτο που πρόκειται να μεταφερθεί από ένα εμπορευματοκιβώτιο που δεν είναι ακόμη έτοιμο. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι ορατές στον υπεύθυνο επικοινωνίας και να μην ανατίθενται στη μνήμη ενός μεμονωμένου υπαλλήλου.

Χωριστές υλικοτεχνικές και τεχνικές αποφάσεις

Ο υπεύθυνος για τη μετακόμιση μπορεί να συντονίζει τους διορισμούς και τις προτεραιότητες, ενώ η αποσύνδεση του εξοπλισμού, η διαχείριση δεδομένων και η ανακαίνιση ΤΠ πρέπει να ανατίθενται στους αρμόδιους τεχνικούς. Η ίδια αρχή ισχύει για τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό που απαιτούν ειδικές δεξιότητες.

Γράψτε ποιος παραδίδει κάθε αντικείμενο έτοιμο για μεταφορά και ποιος το αναλαμβάνει κατά την άφιξη.Αυτό το τμήμα εμποδίζει μια τεχνική δραστηριότητα να θεωρηθεί ότι περιλαμβάνεται μόνο επειδή το σχετικό αντικείμενο εμφανίζεται στο απόθεμα.

Καθορισμός του τρόπου έγκρισης των τροποποιήσεων

Κατά τη διάρκεια της εργασίας μπορεί να προκύψουν πρόσθετα αιτήματα: ένα έπιπλο που πρέπει να μείνει, ένας σταθμός που πρέπει να αλλάξει, μια δεύτερη διεύθυνση.Συμφωνεί ποιος μπορεί να τα αξιολογήσει και πώς να τα επιβεβαιώσει.Ο υπεύθυνος επικοινωνίας πρέπει να γνωρίζει τον πιθανό αντίκτυπο πριν γίνει μια αλλαγή.

Μια γραπτή περίληψη με ημερομηνία και ευθύνη είναι σαφέστερη από μια αλυσίδα αντιφατικών μηνυμάτων.Εάν η αλλαγή επηρεάζει άλλα τμήματα, ενημερώνει επίσης το σχέδιο και τις λίστες που χρησιμοποιεί ο παραλήπτης.

Προετοιμασία τελικού σημείου επαφής

Alla consegna il referente verifica l’avanzamento rispetto al piano, raccoglie le osservazioni e distingue le attività completate da quelle ancora da eseguire. Non serve convocare tutti i responsabili per ogni collo: occorre che la persona giusta sia disponibile quando serve. Per il preventivo DUDA comunica il coordinatore, la dimensione dell’ufficio e le priorità operative. Un’organizzazione leggibile permette di preparare il servizio senza affidare decisioni importanti a indicazioni raccolte casualmente durante lo scarico.