Flyttekontor i Milano: vælg kontaktperson og roller

Udpeg en koordinerende person

Virksomhedens kontaktperson indsamler oplysninger og sender dem til virksomheden i en enkelt form. Det behøver ikke nødvendigvis at udføre hver opgave, men det skal vide, hvem der kan bestemme ved opgørelse, adgang og endelig disposition. Det identificerer også en erstatning for de øjeblikke, hvor det ikke vil være tilgængeligt.

En uformel anmodning om at flytte et skrivebord bør ikke ændre planen, uden at koordinatoren har kendskab til indvirkningen på lasten og destinationen.

Tildel en leder til hver forberedelse

For hver afdeling angiver den, hvem der verificerer tømte skabe, indsamlede personlige genstande og mærkede pakker. Lederen skal kontrollere færdiggørelsen af arbejdet, ikke bare videresende en besked. Sæt en deadline før afhentningsdagen.

Når en aktivitet forbliver ufuldstændig, skal den registreres i en liste over undtagelser. Holdet vil således være i stand til at skelne en pakke, der skal transporteres, fra en container, der endnu ikke er klar. Oplysningerne skal være synlige for kontaktpersonen, ikke overdraget til en individuel medarbejders hukommelse.

Separate logistiske og tekniske beslutninger

Den person, der er ansvarlig for flytningen, kan koordinere aftaler og prioriteter, mens afbrydelse af udstyr, datastyring og it-renovering skal tildeles de ansvarlige teknikere. Det samme princip gælder for anlæg og udstyr, der kræver specifikke færdigheder.

Skriv, hvem der leverer hver vare klar til transport, og hvem der tager ansvaret for den ved ankomsten. Denne opdeling forhindrer, at en teknisk aktivitet kun betragtes som inkluderet, fordi den relaterede vare vises i beholdningen.

Definer, hvordan ændringer godkendes

Yderligere anmodninger kan opstå under arbejdet: et møbel, der skal efterlades, en station, der skal ændres, en anden adresse. Han er enig i, hvem der kan vurdere dem, og hvordan man bekræfter dem. Kontaktpersonen skal kende den mulige indvirkning, før der foretages en ændring.

Et skriftligt resumé med dato og ansvar er tydeligere end en kæde af modstridende meddelelser. Hvis ændringen påvirker andre afdelinger, opdaterer den også den plan og de lister, som modtageren bruger.

Forbered et sidste kontaktpunkt

Alla consegna il referente verifica l’avanzamento rispetto al piano, raccoglie le osservazioni e distingue le attività completate da quelle ancora da eseguire. Non serve convocare tutti i responsabili per ogni collo: occorre che la persona giusta sia disponibile quando serve. Per il preventivo DUDA comunica il coordinatore, la dimensione dell’ufficio e le priorità operative. Un’organizzazione leggibile permette di preparare il servizio senza affidare decisioni importanti a indicazioni raccolte casualmente durante lo scarico.