Trasloco e custodia di archivi cartacei a Milano
Se un ufficio o uno studio professionale deve liberare la sede a Milano prima che la successiva sia pronta, può valutare un deposito temporaneo per i faldoni. DUDA organizza il ritiro a Milano e valuta la custodia presso la propria logistica di Mariano Comense, in provincia di Como. Prima di programmare il trasferimento, definiamo quali colli vanno in deposito e quando serviranno di nuovo.
Stimare la quantità di documenti da custodire
Conta i contenitori già pronti e misura i metri lineari occupati dai faldoni ancora sugli scaffali. Segnala le scatole che richiedono un imballaggio diverso e gli eventuali armadi da spostare insieme all’archivio. Se la nuova sede apre a scaglioni, distingui fin da subito il materiale da consegnare subito da quello che può restare in deposito.
Per uno studio con fascicoli ancora in uso, può essere utile preparare un gruppo a riconsegna prioritaria. Per un archivio aziendale diviso per reparti, identifica un referente per ciascun gruppo e concorda chi controlla i colli al ritiro.
Preparare l’inventario dei colli per ritiro e deposito
Assegna a ogni scatola un codice, per esempio ARCH-024, e collega quel codice al reparto e alla destinazione nel tuo elenco interno. Sull’esterno basta un identificativo leggibile. Tieni l’indice dettagliato dei fascicoli presso il referente autorizzato. La guida al trasloco dell’archivio cartaceo spiega come mantenere la sequenza tra scatole e ripiani.
Controlla e segna all’arrivo in deposito il numero di scatole per gruppo. Una corrispondenza chiara tra elenco e colli aiuta anche quando la riconsegna riguarda soltanto un reparto.
Concordare durata, accessi e riconsegna
Indica da subito la durata prevista, il primo giorno utile per la consegna e la possibilità di proroga se la nuova sede è ancora in lavorazione. Se prevedi un ritiro parziale, chiarisci quali colli serviranno, chi potrà chiederli e come concordare l’appuntamento. Segnala prima del preventivo i documenti che richiedono particolari condizioni di conservazione o movimentazione, così possiamo verificare l’idoneità del deposito per quel materiale.
Il deposito DUDA si trova in via Don Sturzo 63, a Mariano Comense (CO). Per un’uscita da Milano, valuta la data di ritiro insieme al percorso tra strada e archivio, al piano e agli orari consentiti dallo stabile. Nella pagina del deposito DUDA trovi i riferimenti della sede.
Valutare separatamente le fasi del preventivo
Per capire l’importo, distingui l’imballaggio e il ritiro iniziale, il periodo di custodia e il trasporto di riconsegna. Se hai già un indirizzo di arrivo a Milano, indica gli orari in cui è possibile ricevere i faldoni. Per inviare foto, inquadra scaffali, scatole chiuse e passaggi tenendo fuori dall’immagine il contenuto dei documenti.