Milánói költöztető iroda: válassza ki a kapcsolattartó személyt és a szerepeket
A milánói iroda költözése magában foglalhatja az adminisztrációt, a részlegvezetőket, az ingatlantulajdonosokat és a technikusokat.A kockázat nem csak egy feladat elfelejtése: inkompatibilis utasításokat kell kapni azoktól az emberektől, akik úgy gondolják, hogy ugyanarról a folyosóról kell gondoskodniuk.
Koordináló személy kijelölése
A vállalati kapcsolattartó személy összegyűjti az információkat, és egyetlen formában továbbítja azokat a vállalatnak.Nem feltétlenül kell minden feladatot elvégeznie, de tudnia kell, hogy ki dönthet leltár, hozzáférés és végső rendelkezés alapján.Azt is azonosítja, hogy ki helyettesíti azokat a pillanatokat, amikor az nem lesz elérhető.
A munkaasztal áthelyezésére irányuló informális kérelem nem változtathatja meg a tervet anélkül, hogy a koordinátor ne ismerné a rakományra és a rendeltetési helyre gyakorolt hatást.
Minden előkészítéshez rendeljen vezetőt
Minden részleg esetében feltünteti, hogy ki ellenőrzi a kiürített szekrényeket, az összegyűjtött személyes tárgyakat és a felcímkézett csomagokat. A menedzsernek ellenőriznie kell a munka befejezését, nem csak üzenetet kell továbbítania. Állítson be határidőt az átvétel napja előtt.
Ha egy tevékenység hiányos marad, rögzítse azt a kivételek listájában.A csapat így képes lesz megkülönböztetni a szállítandó csomagot egy olyan konténertől, amely még nem áll készen.Az információnak láthatónak kell lennie a kapcsolattartó személy számára, nem pedig az egyes alkalmazottak emlékezetére bízva.
Külön logisztikai és műszaki döntések
A költözésért felelős személy koordinálhatja a kinevezéseket és a prioritásokat, míg a berendezések leválasztását, az adatkezelést és az informatikai felújítást az illetékes technikusokhoz kell rendelni. Ugyanez az elv vonatkozik a speciális készségeket igénylő üzemekre és berendezésekre is.
Írja le, hogy ki szállítja ki az egyes tételeket szállításra készen, és ki veszi át azokat érkezéskor.Ez a részleg megakadályozza, hogy egy műszaki tevékenységet csak azért vegyenek figyelembe, mert a kapcsolódó tétel megjelenik a leltárban.
A módosítások engedélyezésének meghatározása
A munka során további kérések merülhetnek fel: egy bútordarab hátrahagyása, egy állomás megváltoztatása, egy második cím.Egyetért azzal, hogy ki tudja értékelni őket, és hogyan erősítse meg őket.A kapcsolattartónak ismernie kell a lehetséges hatást, mielőtt a változtatás megtörténik.
A dátumot és a felelősséget tartalmazó írásos összefoglaló egyértelműbb, mint az egymásnak ellentmondó üzenetek láncolata.Ha a változás más részlegeket is érint, frissíti a címzett által használt tervet és listákat is.
Végső kapcsolattartó pont létrehozása
Alla consegna il referente verifica l’avanzamento rispetto al piano, raccoglie le osservazioni e distingue le attività completate da quelle ancora da eseguire. Non serve convocare tutti i responsabili per ogni collo: occorre che la persona giusta sia disponibile quando serve. Per il preventivo DUDA comunica il coordinatore, la dimensione dell’ufficio e le priorità operative. Un’organizzazione leggibile permette di preparare il servizio senza affidare decisioni importanti a indicazioni raccolte casualmente durante lo scarico.