Toimisto liikkuu Milanossa: pääyhteyshenkilön valinta ja tehtävien antaminen
Milanon toimistossa tapahtuvan siirron yhteydessä liikkeen johto, kiinteistönhoitajat ja teknikot voivat osallistua muutokseen, eikä vaarana ole vain tehtävän unohtaminen: se on saada yhteensopimattomia ohjeita ihmisiltä, jotka ajattelevat hoitavansa saman matkan.
Nimeä henkilö, joka koordinoi
Yhtiön edustaja kerää tietoja ja lähettää ne yritykselle ainutlaatuisessa muodossa. Sen ei välttämättä tarvitse suorittaa jokaista tehtävää, vaan sen on tiedettävä, kuka voi päättää varastosta, käyttöoikeudesta ja lopullisesta asettelusta. Se myös tunnistaa korvaavan hetken, jolloin sitä ei saavuteta.
Tehtävästä on ilmoitettava kollegoille ennen pakkaamista. Epämuodollinen pyyntö siirtää pöytä ei saa muuttaa suunnitelmaa ilman koordinaattori tietää vaikutuksista kuorma ja määräpaikka.
Vastuuhenkilön asettaminen kuhunkin valmistelutyöhön
Jokaisesta osastosta se ilmoittaa, kuka tarkastaa tyhjät kaapit, henkilökohtaiset kerätyt ja merkityt paketit. Johtajan on tarkistettava työn loppuun saattaminen, ei vain lähettää viesti. Katso edellinen määräaika päivänä, jona peruuntuminen.
Kun toiminta on kesken, kirjaa se poikkeusluetteloon. Tiimi voi siten erottaa kaulan kuljetettavasta säiliöstä, joka ei ole vielä valmis. Tietojen on oltava yhteyshenkilön näkyvissä, eikä niitä saa antaa yhden työntekijän muistolle.
Logistiikan ja teknisten päätösten erottaminen
Siirtoviittaaja voi koordinoida nimityksiä ja painopisteitä, mutta samalla irrottaa laitteet, tietojen hallinta ja tietokoneiden kunnostus tulisi osoittaa asiasta vastaaville teknikoille. Sama periaate koskee laitoksia ja laitteita, jotka tarvitsevat erityistaitoja.
Kirjoita, kuka toimittaa jokaisen tavaran kuljetukseen ja kuka ottaa sen laivaan saavuttaessa. Tämä osasto estää teknisen toiminnan huomioon ottamista vain, koska kyseinen tuote on luettelossa.
Määrittele, miten muutokset hyväksytään
Työn aikana voi tulla lisäpyyntöjä: huonekalut lähtevät, postitse vaihdetaan, toinen osoite. Sovitaan, kuka voi arvioida niitä ja miten ne vahvistetaan. Yhteyshenkilön on tiedettävä vaikutus ennen muutoksen tekemistä.
Tiivistelmä, johon on kirjoitettu päivämäärä ja vastuullisuus, on selkeämpi kuin ristiriitaisten viestien ketju. Jos muutos vaikuttaa muihin osastoihin, se päivittää myös laitoksen ja vastaanottajan käyttämät luettelot.
Valmistele lopullinen yhteyspiste
Toimituksen yhteydessä yhteyshenkilö tarkistaa suunnitelman edistymisen, kerää kommentit ja erottaa tehtävät, jotka on vielä suoritettava. Sinun ei tarvitse soittaa kaikille vastuussa kustakin kaulasta: tarvitset oikean henkilön olla tarvittaessa käytettävissä. Lainaus DUDA ilmoittaa koordinaattorin, toimiston koon ja toiminnan painopisteet. Lukematon organisaatio voi valmistella palvelun ilman tärkeitä päätöksiä satunnaisesti vastuuvapauden aikana kerättyihin tietoihin.